Algemene voorwaarden dienstverlening

Artikel 1: Definities en partijen

In deze voorwaarden wordt verstaan onder:

• Opdrachtnemer: het administratiekantoor of de administratief dienstverlener die de opdracht aanvaardt en de werkzaamheden uitvoert. In deze voorwaarden aangeduid als "wij" of "ons kantoor". Naam, adres en KvK-nummer staan in de opdrachtbevestiging.
• Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die de opdracht verstrekt. In deze voorwaarden aangeduid als "u".
• Opdracht: de tussen partijen tot stand gekomen overeenkomst van opdracht in de zin van artikel 7:400 BW, zoals vastgelegd in de opdrachtbevestiging.
• Opdrachtbevestiging: het document waarin de opdracht, de werkzaamheden en het honorarium schriftelijk zijn vastgelegd en waarop deze voorwaarden van toepassing zijn verklaard.
• FenoFin: FenoFin, leverancier van de boekhoudsoftware en het platform waarmee wij de werkzaamheden uitvoeren. FenoFin is geen partij bij de opdracht.

Artikel 2: Toepasselijkheid en totstandkoming

2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, opdrachten en overeenkomsten tussen u en ons, inclusief vervolgopdrachten en aanvullende werkzaamheden.

2.2 De opdracht komt tot stand op het moment dat u de opdrachtbevestiging ondertekent, dan wel op het moment dat wij met uw instemming met de werkzaamheden aanvangen.

2.3 Deze voorwaarden worden als bijlage bij de opdrachtbevestiging meegezonden en maken daarvan onderdeel uit. Door de opdrachtbevestiging te ondertekenen verklaart u een exemplaar van deze voorwaarden te hebben ontvangen en daarvan kennis te hebben kunnen nemen.

2.4 Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen wanneer die schriftelijk zijn overeengekomen. Algemene voorwaarden van uw kant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.5 Wijzigen de omstandigheden waaronder de opdracht is verstrekt, of blijkt de opdracht anders van aard of omvang dan afgesproken, dan bespreken wij dat met u en leggen wij de herziene voorwaarden schriftelijk vast.

Artikel 3: Reikwijdte van de werkzaamheden

3.1 De werkzaamheden staan omschreven in de opdrachtbevestiging. Wat daarin niet is genoemd, valt buiten de opdracht.

3.3 Wij verrichten onze werkzaamheden op basis van de door u verstrekte gegevens en gaan uit van de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid daarvan. Wij zijn niet gehouden die gegevens zelfstandig te verifiëren, tenzij de opdracht daar uitdrukkelijk in voorziet.

3.4 Blijkt tijdens de uitvoering dat de verstrekte informatie onjuist, onvolledig of anderszins niet toereikend is, dan vragen wij u om aanvulling of correctie. Verstrekt u die niet, dan kunnen wij de werkzaamheden opschorten of de opdracht teruggeven.

3.5 Alle opgegeven termijnen zijn indicatief en nooit fataal, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen. Wettelijke aangifte- en deponeringstermijnen kunnen wij alleen halen wanneer u de benodigde stukken tijdig aanlevert.

Artikel 4: Uw verantwoordelijkheden

4.1 U bent verantwoordelijk voor het tijdig, juist en volledig aanleveren van alle informatie, bescheiden en gegevens die wij voor de opdracht nodig hebben, ook wanneer wij daar niet expliciet om vragen.

4.2 U blijft zelf verantwoordelijk voor uw administratie, uw jaarrekening en uw aangiften, ook wanneer wij die voor u opstellen of indienen. Wij leggen de uitkomsten aan u voor; door akkoord te geven aanvaardt u die verantwoordelijkheid.

4.3 U bent verantwoordelijk voor het voeren van een deugdelijke administratie en het naleven van de wettelijke bewaarplicht (in beginsel zeven jaar, voor onroerende zaken tien jaar).

4.4 U informeert ons onverwijld over feiten en omstandigheden die voor de uitvoering van de opdracht van belang kunnen zijn, waaronder wijzigingen in de activiteiten, de zeggenschap, de rechtsvorm of de financiële positie van uw onderneming.

4.5 U staat ervoor in dat de personen die namens u handelen daartoe bevoegd zijn.

Artikel 5: Software en de inzet van AI

5.1 Wij voeren de werkzaamheden uit via het boekhoudplatform van FenoFin. Op het gebruik van dat platform zijn de gebruikersvoorwaarden, het privacybeleid en de verwerkersovereenkomst van FenoFin van toepassing.

5.2 Wij zetten kunstmatige intelligentie (AI) in als hulpmiddel, onder meer bij het uitlezen en classificeren van facturen, het herkennen van banktransacties en het opstellen van analyses en concepten. Artikel 9 van de gebruikersvoorwaarden beschrijft welke AI-technologie wordt gebruikt en hoe uw gegevens daarbij worden verwerkt; die bepalingen zijn hier van overeenkomstige toepassing.

5.4 Uw gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen van derden te trainen.

5.5 Wanneer wij naast de platform-AI een eigen AI-omgeving inzetten (via de FenoFin Connector), gebeurt dat onder onze verantwoordelijkheid en onder de geheimhouding van artikel 7. FenoFin is bij die verwerking geen partij. Wij zetten daarvoor uitsluitend een zakelijke AI-omgeving in — een zakelijk abonnement of een API — waarvan de voorwaarden uitsluiten dat uw gegevens worden gebruikt om AI-modellen te trainen, zoals artikel 5.4 vereist. Welke aanbieder wij daarvoor gebruiken, laten wij u desgevraagd weten.

Artikel 6: Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)

6.1 Op onze dienstverlening is de Wwft van toepassing. Wij zijn wettelijk verplicht een cliëntenonderzoek uit te voeren voordat wij met de werkzaamheden beginnen en dit gedurende de relatie actueel te houden.

6.2 Daarvoor stelt u ons in staat de identiteit van uw onderneming, haar bestuurders, vertegenwoordigers en uiteindelijk belanghebbenden (UBO's) vast te stellen en te verifiëren, en verstrekt u ons desgevraagd informatie over het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie en over de herkomst van vermogen. Kunnen wij het cliëntenonderzoek niet afronden, dan mogen wij de opdracht niet aanvangen of voortzetten.

6.4 De gegevens uit het cliëntenonderzoek bewaren wij vijf jaar na afloop van de zakelijke relatie of na het uitvoeren van de transactie, zoals de Wwft voorschrijft.

Artikel 7: Geheimhouding en verwerking van persoonsgegevens

7.1 Wij behandelen alle informatie die wij in het kader van de opdracht ontvangen vertrouwelijk en verstrekken die niet aan derden, behalve wanneer een wettelijke plicht of een beroepsregel ons daartoe verplicht, of wanneer u daarvoor toestemming geeft.

7.2 Voor zover wij persoonsgegevens verwerken, doen wij dat in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming. U bent daarbij verwerkingsverantwoordelijke; wij zijn verwerker; FenoFin treedt op als sub-verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst.

7.3 Wij mogen de opdracht in geanonimiseerde vorm gebruiken voor interne kwaliteitsbewaking, opleiding en collegiaal overleg.

7.4 De geheimhouding blijft na het einde van de opdracht van kracht.

Artikel 8: Honorarium, meerwerk en betaling

8.1 Het honorarium staat in de opdrachtbevestiging: een vast bedrag per periode, een prijsafspraak per soort werkzaamheden, of een uurtarief. Alle bedragen zijn exclusief btw en exclusief verschotten en kosten van derden.

8.2 Is een vast bedrag of een abonnement overeengekomen, dan dekt dat uitsluitend de in de opdrachtbevestiging omschreven werkzaamheden.

8.3 Meerwerk — werkzaamheden buiten de omschreven opdracht, inhaalwerk over eerdere perioden, herstel van door u of door derden gemaakte fouten, en extra werk door onvolledige of laat aangeleverde informatie — brengen wij afzonderlijk in rekening tegen het overeengekomen uurtarief. Wij overleggen daarover vooraf met u, tenzij uitstel het belang van de opdracht schaadt.

8.4 Wij mogen de tarieven jaarlijks per 1 januari aanpassen. Wij kondigen een wijziging ten minste één maand van tevoren aan.

8.5 Facturen dienen te worden voldaan binnen de op de factuur vermelde termijn. Bij overschrijding bent u zonder ingebrekestelling de wettelijke handelsrente en de buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd.

8.6 Verrekening of opschorting van betaling door u is niet toegestaan. Bezwaren tegen een factuur schorten de betalingsverplichting niet op.

Artikel 9: Duur, opzegging en beëindiging

9.1 Een doorlopende opdracht wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij anders overeengekomen.

9.2 Beide partijen kunnen de opdracht schriftelijk opzeggen met inachtneming van de in de opdrachtbevestiging genoemde opzegtermijn. Is daarin geen termijn opgenomen, dan geldt een termijn van één maand.

9.3 Wij mogen de opdracht met onmiddellijke ingang beëindigen wanneer het cliëntenonderzoek niet kan worden afgerond of moet worden herzien, wanneer voortzetting in strijd zou komen met wet- of regelgeving of met voor ons geldende beroepsregels, of wanneer u ondanks aanmaning in gebreke blijft bij het aanleveren van informatie of het betalen van facturen.

9.4 Bij beëindiging blijft u het honorarium verschuldigd voor de tot dat moment verrichte werkzaamheden.

9.5 Na beëindiging stellen wij u de stukken die uw eigendom zijn ter beschikking. Werkdocumenten en onze eigen dossiervorming blijven van ons.

Artikel 10: Opschorting en retentie

10.1 Wij mogen onze werkzaamheden opschorten wanneer u een verplichting uit de opdracht niet nakomt, waaronder het tijdig aanleveren van informatie of het betalen van een opeisbare factuur. Wij melden dat vooraf.

10.2 Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van een gerechtvaardigde opschorting, waaronder het niet halen van een aangifte- of deponeringstermijn.

Artikel 11: Aansprakelijkheid

11.1 Wij voeren de opdracht uit naar beste vermogen en met de zorgvuldigheid die van een redelijk handelend en redelijk bekwaam dienstverlener mag worden verwacht. De opdracht is een inspanningsverbintenis, geen resultaatsverbintenis.

11.2 Wij zijn uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van ons kantoor. Aansprakelijkheid voor indirecte schade — waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie — is uitgesloten.

11.3 De aansprakelijkheid is per gebeurtenis beperkt tot het bedrag dat onze beroepsaansprakelijkheidsverzekering in dat geval uitkeert, vermeerderd met het eigen risico. Keert de verzekering niet uit, dan is de aansprakelijkheid beperkt tot het honorarium dat over de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de betreffende opdracht in rekening is gebracht, met een maximum van € 25.000.

11.4 Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van onjuiste, onvolledige of te laat verstrekte informatie van uw kant, noch voor schade veroorzaakt door door u ingeschakelde derden.

11.5 Wij zijn niet aansprakelijk voor het niet beschikbaar zijn of onjuist functioneren van de software of van diensten van derden, waaronder het platform van FenoFin, banken en overheidsportalen.

11.6 Een aanspraak vervalt wanneer die niet binnen twaalf maanden nadat u de tekortkoming ontdekte of redelijkerwijs had kunnen ontdekken, schriftelijk bij ons is ingediend.

11.7 De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van ons kantoor.

Artikel 12: Klachten en geschillen

12.1 Bent u niet tevreden over onze dienstverlening, laat het ons dan zo snel mogelijk weten, in elk geval binnen dertig dagen nadat u het bezwaar ontdekte. Wij nemen binnen veertien dagen inhoudelijk contact met u op.

12.2 Komen wij er samen niet uit, dan wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement van onze vestigingsplaats.

Artikel 13: Dossiervorming en bewaartermijnen

13.1 Wij leggen de uitvoering van de opdracht vast in een dossier. Dat dossier is en blijft ons eigendom.

13.2 Het opdrachtdossier bewaren wij ten minste zeven jaar na afronding van de opdracht. Voor Wwft-gegevens geldt de wettelijke termijn van vijf jaar na afloop van de zakelijke relatie, zoals in artikel 6.4 beschreven.

13.3 Digitale stukken worden bewaard binnen het FenoFin-platform. De bewaartermijnen en het verwijderbeleid daarvan staan in het privacybeleid en de verwerkersovereenkomst.

Artikel 14: Overige bepalingen en toepasselijk recht

14.1 Wij mogen bij de uitvoering van de opdracht derden inschakelen. Wij blijven daarbij uw aanspreekpunt.

14.2 Is een bepaling van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar, dan blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen vervangen de betreffende bepaling door een geldige bepaling die de strekking daarvan zo dicht mogelijk benadert.

14.3 Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging geldt voor doorlopende opdrachten één maand nadat wij die aan u hebben meegedeeld.

14.4 Op de opdracht en op deze voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.