Gebruikersvoorwaarden

Artikel 1: Algemene bepalingen

Deze gebruikersvoorwaarden ("Voorwaarden") zijn van toepassing op elk gebruik van de diensten, software, en websites ("Diensten") aangeboden door FenoFin. Door een account aan te maken, of door de Diensten te gebruiken, gaat u ("Gebruiker") akkoord met deze Voorwaarden.

Artikel 2: Dienstverlening

FenoFin biedt online boekhoudsoftware en aanvullende adviesdiensten aan ondernemers. De Dienstverlening omvat, maar is niet beperkt tot:

• Toegang tot ons online boekhoudplatform
• Automatische BTW-berekeningen en rapportages
• Digitale facturatie tools
• Dashboard en inzichten in uw financiële data
• Een kantooromgeving voor wie zelf administraties beheert — voor een administratiekantoor, en evengoed voor een onderneming die haar eigen administratie voert (zie Artikel 4)
• Strategische door AI aangedreven modules (zie Artikel 9)
• Meekijkservice: bemiddeling naar een aangesloten administratief dienstverlener voor persoonlijke ondersteuning, meekijksessies en het uitbesteden van aangiften of loonadministratie (optioneel — zie Artikel 6)
• AI-assistentie via WhatsApp, waaronder het beantwoorden van financiële vragen over uw administratie en het inzichtelijk maken van vraagposten en openstaande posten (alleen-lezen; de WhatsApp-AI voert geen wijzigingen door), het insturen van documenten en kilometerregistraties, en klantenservice (optioneel)

Bij alle standaard abonnementen wordt AI ingezet voor optimalisaties, waaronder het automatisch classificeren van inkoopfacturen en banktransacties. Voor meer informatie over het gebruik van AI en de verwerking van uw gegevens, zie Artikel 9: Aanvullende Bepalingen AI-Diensten.

FenoFin spant zich in om de Diensten continu beschikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid.

Artikel 3: Overeenkomst, Looptijd en Verlenging

Door een account aan te maken en een abonnement ("Abonnement") af te sluiten, gaat u een overeenkomst ("Overeenkomst") aan met FenoFin. De Overeenkomst gaat in op de datum van activering van uw account.

De Overeenkomst wordt aangegaan voor de door u gekozen initiële abonnementsperiode (bijvoorbeeld één maand). Na afloop van deze initiële periode wordt het Abonnement automatisch (stilzwijgend) verlengd voor dezelfde duur (bijvoorbeeld weer één maand), tenzij het Abonnement tijdig door u of FenoFin wordt opgezegd.

Opzegging

U kunt uw abonnement op elk moment opzeggen via uw accountinstellingen of door schriftelijk contact met ons op te nemen. Na opzegging vindt geen restitutie plaats van het abonnementsgeld, maar u behoudt volledige toegang tot FenoFin tot het einde van de lopende betaalperiode.

Artikel 4: Abonnementsstructuur en Gebruikersrechten

Twee soorten omgevingen

Een abonnement geeft toegang tot een omgeving binnen FenoFin. Wij kennen er twee:

• Klantomgeving: een omgeving met één of meer administraties van de abonnee zelf. Dit is de standaardvorm voor een ondernemer die zijn eigen boekhouding voert.
• Kantooromgeving: een eigen omgeving waarin de houder zelfstandig administraties beheert, teamleden toevoegt en per teamlid rechten toekent. Deze vorm komt in twee gedaanten voor:
  • een administratiekantoor of zelfstandige boekhouder die met FenoFin de administraties van zijn eigen klanten voert — in de basis een zzp'er, en even goed een besloten vennootschap of een groter kantoor. Deze houder is voor zijn klanten de contractspartij van de administratieve dienstverlening; in deze Voorwaarden noemen wij hem de administratief dienstverlener;
  • een onderneming die uitsluitend haar eigen administratie of die van haar groep voert en daarvoor de ruimere mogelijkheden van een kantooromgeving wil gebruiken.

Bepalend voor een kantooromgeving is dus niet wie de houder is of welk beroep hij uitoefent, maar dat hij een eigen omgeving voert waarin hij administraties en gebruikers zelf beheert. Welke modules die omgeving bevat, wordt vastgelegd bij het aangaan van de Overeenkomst (zie 4.11).

Waar in deze Voorwaarden "Gebruiker" staat, geldt dat ook voor de houder van een kantooromgeving. Waar bepalingen specifiek de administratie van een eindklant betreffen, gelden zij voor de administratie die de houder namens die klant voert.

Rollen binnen een omgeving

Binnen elke omgeving onderscheiden wij de volgende rollen:

• Hoofdgebruiker: De persoon die het abonnement heeft afgesloten en de abonnementhouder is. De hoofdgebruiker beheert het abonnement, de facturatie, eventuele add-ons en de rechten van de overige gebruikers. In een kantooromgeving is dit de houder van het kantoor.
• Extra gebruiker (klantomgeving): Een aanvullende gebruiker die door de hoofdgebruiker is toegevoegd. Extra gebruikers hebben toegang tot het platform op basis van de door de hoofdgebruiker toegekende rechten. Zij kunnen de identiteits- en structuurgegevens van de onderneming — bedrijfsgegevens, bankrekening en betrokkenen — wel inzien, maar niet wijzigen; dat blijft voorbehouden aan de hoofdgebruiker.
• Teamlid (kantooromgeving): Een medewerker van het kantoor. Een teamlid krijgt toegang tot de administraties die de kantooromgeving bedient, met de modules van die omgeving. De hoofdgebruiker kan per teamlid rechten beperken en afzonderlijke administraties uitsluiten. Anders dan een extra gebruiker in een klantomgeving mag een teamlid gegevens in de bediende administraties wijzigen.

4.1 Add-ons

Add-ons zijn aanvullende diensten of gebruikersplaatsen die door de hoofdgebruiker kunnen worden aangeschaft. Add-ons zijn gekoppeld aan het abonnement van de hoofdgebruiker en kunnen niet los worden overgedragen.

4.2 Typen extra gebruikers

Binnen een klantomgeving kent FenoFin de volgende typen extra gebruikers:

• Gratis extra gebruiker: Bij elk abonnement kan de hoofdgebruiker maximaal één gratis extra gebruiker per administratie toevoegen. Deze gebruiker krijgt toegang tot de beschikbare modules binnen het abonnementstype van de hoofdgebruiker, met uitzondering van de AI Strategiemodule.
• Betaald extra gebruiker: Via een add-on kan de hoofdgebruiker aanvullende gebruikersplaatsen aanschaffen. De beschikbare modules worden bepaald door het gekozen add-on product. AI-toegang is afhankelijk van de gekozen add-on.

Teamleden van een kantooromgeving vallen buiten deze indeling: zij worden per persoon aan de omgeving toegevoegd en meegenomen in de facturatie van die omgeving (zie Artikel 5).

4.3 Module-toegang en rechten

De hoofdgebruiker bepaalt welke modules een extra gebruiker krijgt, binnen de grenzen van het betreffende abonnementstype of add-on product. De beschikbare modules kunnen per abonnementstype verschillen. De hoofdgebruiker kan de toegekende rechten en modules op elk moment aanpassen via Teambeheer.

In een kantooromgeving werkt dit andersom: een teamlid volgt de modules van de kantooromgeving, en de hoofdgebruiker beperkt die per teamlid. Hij bepaalt daarbij onder meer of een teamlid de volledige administratie of alleen de urenregistratie van het kantoor mag zien, en welke van de in 4.11 genoemde modules het teamlid mag gebruiken. Daarnaast kan hij afzonderlijke bediende administraties voor een teamlid uitsluiten. Is een module voor de hele kantooromgeving uitgesloten, dan kan de hoofdgebruiker die ook niet aan een teamlid toekennen.

4.4 Verwijdering van een extra gebruiker

De hoofdgebruiker kan een extra gebruiker op elk moment verwijderen. Bij verwijdering geldt het volgende:

• Het account van de extra gebruiker wordt verwijderd en alle actieve sessies worden direct beëindigd.
• Betaalde plek: Het onderliggende add-on abonnement blijft actief. De gebruikersplek komt beschikbaar voor hergebruik (zie 4.5).
• Gratis plek: De gratis gebruikersplek wordt automatisch vrijgegeven en kan opnieuw worden ingevuld.

In een kantooromgeving verwijdert de hoofdgebruiker een teamlid via Teambeheer. De toegang en alle actieve sessies eindigen dan direct en het teamlid telt vanaf de eerstvolgende factuurperiode niet meer mee.

4.5 Plek vullen (hergebruik betaalde plek)

Dit lid geldt voor de klantomgeving. Wanneer een betaalde extra gebruiker is verwijderd, kan de hoofdgebruiker een nieuwe gebruiker toevoegen op de vrijgekomen plek. Hiervoor gelden de volgende voorwaarden:

• Er worden geen extra kosten in rekening gebracht; het bestaande add-on abonnement loopt door.
• De nieuwe gebruiker krijgt toegang tot de modules conform het product van de oorspronkelijke add-on.
• De hoofdgebruiker kan de rechten van de nieuwe gebruiker aanpassen via Teambeheer.

4.6 Wisseling van gebruikersrol

In specifieke gevallen, bijvoorbeeld bij een organisatiewijziging, kan een extra gebruiker de rol van hoofdgebruiker overnemen. Een dergelijke wisseling kan uitsluitend worden aangevraagd via onze klantenservice (bereikbaar via WhatsApp of e-mail).

4.7 Opzegging van add-ons

Wanneer een add-on (zoals een extra gebruikersplek of extra administratie) wordt geannuleerd, blijft de toegang beschikbaar tot het einde van de lopende facturatieperiode. Bij annulering van een extra administratie add-on wordt de administratie na afloop van de periode op inactief gezet; uw gegevens blijven bewaard. Er vindt geen restitutie plaats voor de resterende dagen van de lopende periode.

Bij een kantooromgeving loopt dit via de rekening: een verwijderd teamlid of een beëindigde administratie telt vanaf de eerstvolgende factuurperiode niet meer mee.

4.8 Opzegging door de hoofdgebruiker

Wanneer de hoofdgebruiker het abonnement opzegt, geldt het volgende:

• De hoofdgebruiker behoudt toegang tot het einde van de lopende betalingsperiode (de door u gekozen betalingsperiode).
• Bij opzegging van het hoofdabonnement worden alle onderliggende add-ons (waaronder extra gebruikers en extra administraties) eveneens automatisch opgezegd. De toegang tot deze add-ons loopt door tot het einde van de lopende facturatieperiode.
• Extra gebruikers verliezen hierdoor hun toegang aan het einde van de periode.
• Extra administraties worden na afloop van de periode op inactief gezet.
• De wettelijke bewaartermijnen voor uw administratie blijven voor u als ondernemer van toepassing. Bij het deactiveren van uw abonnement dient u zelf uw administratiegegevens te exporteren om aan deze bewaartermijnen te voldoen.
• Wij bewaren uw gegevens voor een korte periode na opzegging, zoals beschreven in ons privacybeleid.

Zegt de houder van een kantooromgeving op, dan eindigen aan het einde van de periode ook de koppelingen met de administraties die vanuit die omgeving werden bediend en verliezen de teamleden hun toegang. Wat er daarna met een bediende administratie gebeurt, spreken de houder en zijn klant onderling af.

4.9 Herstel na opzegging

Heeft u per ongeluk opgezegd of wenst u uw account te reactiveren? Een opzegging of het inactief maken van een account is herstelbaar binnen de bewaartermijn zoals beschreven in ons privacybeleid. Neem hiervoor contact op met onze klantenservice via WhatsApp of e-mail.

4.10 Token-tegoed en verval

Elk abonnement bevat een maandelijks token-budget voor het gebruik van AI-functies (zie Artikel 9). Voor dit tegoed gelden de volgende regels:

• Maandelijks budget: Ongebruikte tokens uit het maandelijkse budget worden niet meegenomen naar de volgende maand en vervallen aan het einde van elke kalendermaand.
• Extra aangekochte tokens: Aanvullende token-pakketten die apart zijn aangeschaft via de add-on winkel, worden toegevoegd aan een separaat tegoed. Dit extra tegoed verloopt niet maandelijks en blijft beschikbaar totdat het volledig is verbruikt.
• Verbruiksvolgorde: Het maandelijkse budget wordt altijd als eerste aangesproken. Het extra tegoed wordt pas gebruikt wanneer het maandelijkse budget voor die maand is uitgeput.

Het actuele token-verbruik en resterend tegoed is te allen tijde inzichtelijk via uw profielpagina.

4.11 Modules en uitsluitingen

Welke modules binnen een omgeving beschikbaar zijn, volgt uit het gekozen abonnementstype of add-on product. Bij een kantooromgeving wordt dit bij het aangaan van de Overeenkomst vastgelegd.

Voor een kantooromgeving kan een aantal modules worden uitgesloten. Het gaat om:

• het WWFT-cliëntenonderzoek;
• het ondertekenen van documenten;
• de klantenservice- en WhatsApp-module;
• de FenoFin Connector (zie Artikel 9);
• de samenstelmodule (NBA 4410).

Een uitgesloten module is niet beschikbaar binnen de héle kantooromgeving, dus ook niet voor de teamleden. De kernmodules van de boekhouding — waaronder facturatie, inkoopfacturen, bank, kasboek en de boekhouding zelf — worden nooit uitgesloten.

Voert u met een kantooromgeving uitsluitend uw eigen administratie, dan hoort de samenstelmodule daar in de regel niet bij: het samenstellen van een jaarrekening is werk dat een kantoor voor een ander uitvoert. U kunt in dat geval binnen FenoFin zelf een extern samenstel-kantoor aan uw administratie koppelen.

Artikel 5: Tarieven en betaling

De tarieven voor onze Diensten zijn vermeld op onze website en in uw accountomgeving. Alle prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld.

• Betalingen voor abonnementen geschieden vooraf en worden automatisch geïnd (bijv. maandelijks) op de afgesproken datum.
• Kosten voor de Meekijkservice en overige aanvullende dienstverlening (zie Artikel 6) worden los van het abonnement gefactureerd: op basis van de bestede tijd (uurbasis) of volgens de overeengekomen vaste prijsafspraak, conform de met u vastgelegde opdrachtbevestiging.
• Bij niet-tijdige betaling behouden wij ons het recht voor om uw toegang tot het platform (tijdelijk) te blokkeren of de Overeenkomst te ontbinden.
• Binnen een klantomgeving worden add-ons (zoals extra gebruikers of extra administraties) gefactureerd in lijn met de factuurcyclus van uw hoofdabonnement. Bij aanschaf van een add-on tijdens een lopende periode wordt een eenmalig pro-rata bedrag in rekening gebracht voor de resterende dagen tot uw volgende factuurdatum. Vanaf de eerstvolgende factuurdatum worden alle add-ons samen met uw hoofdabonnement op één factuur vermeld en als één totaalbedrag afgeschreven.
• Een kantooromgeving wordt in de basis op rekening gefactureerd: FenoFin stuurt periodiek een verzamelfactuur voor het abonnement, de teamleden en de administraties die vanuit die omgeving worden bediend. Het hierboven beschreven pro-rata-mechanisme geldt daar niet; wat in een periode actief is, wordt over die periode in rekening gebracht. In plaats van facturatie op rekening kan ook een regulier abonnement met automatische incasso worden afgesproken.

Artikel 6: Meekijkservice en aanvullende dienstverlening

Naast het softwareplatform kunt u dus optioneel gebruikmaken van persoonlijke administratieve dienstverlening, hierna de "Meekijkservice". De Meekijkservice omvat onder meer:

• het beantwoorden van boekhoudkundige vragen via WhatsApp;
• gezamenlijke meekijksessies via Teams (o.a. vraagposten oplossen of een aangifte controleren vóór indiening);
• het verzorgen van BTW-, IB- of VPB-aangiften;
• loonadministratie en loonaangifte;
• het opstellen van rapportages of een jaarrekening op aanvraag;
• advies.

6.1 Vrijblijvend karakter

De Meekijkservice is volledig optioneel en kent geen vaste looptijd of afnameverplichting. U bepaalt zelf of, wanneer en hoe vaak u er gebruik van maakt. Er ontstaat pas een opdracht zodra u de dienstverlener daartoe expliciet opdracht geeft.

6.2 Afspraken en tarieven

Werkzaamheden binnen de Meekijkservice worden in beginsel op uurbasis verricht. In overleg kunnen de werkzaamheden per dienstcategorie (zoals boekhouding, rapportage, loonadministratie, BTW-, IB- en VPB-aangifte, advies en overig) echter ook vooraf als vaste prijsafspraak worden overeengekomen. De toepasselijke uurtarieven dan wel de vaste prijsafspraak worden vooraf met u vastgelegd in een opdrachtbevestiging. Die opdrachtbevestiging bevriest de gemaakte (prijs)afspraak en de op dat moment geldende versie van deze gebruikersvoorwaarden en het privacybeleid.

6.3 Facturering

Kosten voor de Meekijkservice worden los van het software-abonnement gefactureerd: bij werkzaamheden op uurbasis veelal achteraf op basis van de werkelijk bestede tijd, en bij een vaste prijsafspraak conform het overeengekomen bedrag. Facturering verloopt via automatische incasso of via een factuur van de dienstverlener zelf, zoals in de opdrachtbevestiging vastgelegd.

6.4 Professionele uitvoering en verantwoordelijkheid

Voor zover de Meekijkservice fiscale aangiften, samenstellingsopdrachten of vergelijkbare professionele werkzaamheden omvat, worden deze door de dienstverlener met de daarvoor geldende zorgvuldigheid en binnen zijn kwaliteitssysteem uitgevoerd. De dienstverlener kan daarbij AI inzetten als ondersteunend hulpmiddel — zowel de platform-AI van FenoFin als zijn eigen AI-omgeving via de FenoFin Connector; Artikel 9 (Aanvullende Bepalingen AI-Diensten) is daarop van overeenkomstige toepassing.

Aansprakelijkheid voor de uitvoering van de opdracht berust bij de dienstverlener, conform de afspraken die u met hem maakt. De aansprakelijkheid van FenoFin blijft beperkt tot het softwareplatform en is begrensd zoals omschreven in Artikel 8. De eindverantwoordelijkheid voor de juistheid en volledigheid van uw administratie en aangiften blijft bij u, conform Artikel 7.

6.5 Akkoord

Door akkoord te gaan met deze gebruikersvoorwaarden aanvaardt u tevens de in dit artikel omschreven opzet van de Meekijkservice, waaronder het gegeven dat de opdracht tot stand komt met de aangesloten dienstverlener en niet met FenoFin. De concrete prijsafspraak komt tot stand via de opdrachtbevestiging.

Artikel 7: Verantwoordelijkheden gebruiker

Als Gebruiker bent u te allen tijde zelf verantwoordelijk voor:

• Het correct, volledig en tijdig invoeren van uw financiële gegevens.
• Het op tijd aanleveren van benodigde documenten en informatie.
• Het adequaat beveiligen van uw inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord). U bent aansprakelijk voor al het gebruik dat via uw account plaatsvindt.
• Het naleven van alle toepasselijke fiscale en wettelijke (bewaar)verplichtingen en regelgeving.
• Het maken van regelmatige back-ups van uw data buiten het FenoFin-platform, hoewel FenoFin zich inspant voor databescherming.

Artikel 8: Aansprakelijkheid en Overmacht

FenoFin spant zich in om de software en Diensten van hoge kwaliteit en zonder fouten te leveren. Wij kunnen echter geen 100% garantie geven op foutloze of ononderbroken werking.

De totale aansprakelijkheid van FenoFin wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst, of uit enige andere hoofde, is te allen tijde beperkt tot vergoeding van directe schade tot maximaal het bedrag dat u in de 12 maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan FenoFin heeft betaald (exclusief BTW).

FenoFin is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van (bedrijfs)gegevens, schade door bedrijfsstagnatie, of fiscale boetes.

FenoFin is specifiek niet aansprakelijk voor:

• Schade als gevolg van onjuist, onvolledig of onkundig gebruik van het platform door de Gebruiker.
• Verlies van data door gebruikersfouten of het niet adequaat beveiligen van inloggegevens.
• Schade door overmacht. Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan: storingen in internetverbindingen, storingen in de telecommunicatie-infrastructuur, storingen bij toeleveranciers (waaronder hostingproviders en AI-dienstverleners) en stroomstoringen.
• Schade, dataverlies of datalekken voortvloeiend uit het gebruik van AI-diensten van derden (zie Artikel 9).

Artikel 9: Aanvullende Bepalingen AI-Diensten

Rond AI bestaan er binnen FenoFin twee volstrekt gescheiden stromen, met verschillende verantwoordelijken. Dit artikel beschrijft ze los van elkaar, omdat de gevolgen voor uw gegevens per stroom verschillen.

9.1 Twee gescheiden AI-stromen

De secties 9.2 tot en met 9.4 gaan over de platform-AI. Sectie 9.5 gaat over de Connector.

9.2 Platform-AI: welke technologie FenoFin gebruikt

Google Vertex AI. Voor de AI-functies binnen de applicatie gebruikt FenoFin de Gemini-modellen van Google LLC ("Google") via het Vertex AI-platform van Google Cloud — voor AI-analyses, classificatie, embedding-diensten en de tekstherkenning van aangeleverde documenten. Dit is de enige AI-technologie die FenoFin zelf inzet voor uw administratiegegevens. De verwerking vindt plaats op de wereldwijde Vertex AI-infrastructuur van Google en is niet aan een EU-regio gebonden. Deze dienst valt onder de Google Cloud Platform Servicevoorwaarden, te raadplegen via: https://cloud.google.com/terms.

Data Processing Addendum (Google Cloud): De verwerking van uw gegevens door Google geschiedt conform het "Cloud Data Processing Addendum" van Google Cloud, te raadplegen via: https://cloud.google.com/terms/data-processing-addendum.

Beeldgeneratie voor onze eigen content. Voor illustraties op onze website en in de kennisbank maakt FenoFin daarnaast gebruik van beeldgeneratiediensten van Google en van OpenAI, L.L.C. Daarbij worden géén administratiegegevens en géén persoonsgegevens uit uw administratie verwerkt; het gaat uitsluitend om redactionele content van FenoFin zelf.

9.3 Toepassingen van de platform-AI

FenoFin zet AI-technologie in als ondersteunend hulpmiddel bij de volgende processen:

• Inkoopfacturen-analyse: Het platform gebruikt primair geautomatiseerde matching-algoritmen (fuzzy matching) om inkoopfacturen te koppelen aan de juiste grootboekrekeningen en leveranciers. Voor facturen die niet automatisch kunnen worden gematcht, wordt AI ingezet om op basis van factuurkenmerken een geschikte classificatie voor te stellen.
• Banktransactie-herkenning: Op vergelijkbare wijze worden banktransacties primair verwerkt via geautomatiseerde matching. AI wordt ingezet voor de herkenning en categorisering van transacties die niet automatisch kunnen worden gekoppeld.
• Strategiemodule: AI-gestuurde analyses en inzichten op basis van uw financiële data.
• Nachtelijke e-mailclassificatie: Inkomende e-mails worden periodiek door AI geclassificeerd en aan de juiste administratieve categorie toegewezen.
• AI Tool Calling: FenoFin beschikt over een uitgebreide set gespecialiseerde AI-tools voor facturering, boekhouding, bank, kasboek, leveranciers, belastingdienst, bedrijfsgegevens en meer. Deze tools worden door AI-agents ingezet via een tool-calling mechanisme om direct acties uit te voeren binnen uw administratie.
• WhatsApp AI Chat: AI-assistentie via WhatsApp, waaronder het beantwoorden van financiële vragen over uw cijfers en het inzichtelijk maken van vraagposten en openstaande posten. De WhatsApp-AI is alleen-lezen en voert geen wijzigingen in uw administratie door; het insturen van bonnetjes en kilometerregistraties en klantenservice blijven daarnaast beschikbaar.

Automatische classificatie: Bij boekingsvoorstellen met een hoge betrouwbaarheidsscore (≥95%) kunnen deze automatisch worden geaccepteerd. Dergelijke automatisch verwerkte boekingen worden gemarkeerd met het voorvoegsel [AI] voor traceerbaarheid. U kunt deze boekingen te allen tijde inzien, corrigeren of ongedaan maken via het platform. De uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de juistheid van boekingen blijft bij u als gebruiker.

9.4 Gegevensverwerking en privacywaarborgen

Om een AI-analyse uit te voeren, is het noodzakelijk dat administratieve gegevens van de Gebruiker (zoals financiële data en door u ingevoerde context) via een beveiligde verbinding worden verzonden naar de servers van Google Cloud. Deze gegevens worden gebruikt om de door u geïnitieerde verwerking uit te voeren en het resultaat terug te sturen naar uw FenoFin-omgeving.

Geen modeltraining met uw data: Conform de Google Cloud-servicevoorwaarden worden uw prompts, systeeminstructies en ingevoerde gegevens niet gebruikt voor het trainen of verbeteren van AI-modellen van Google. Dit geldt standaard voor alle Vertex AI-klanten. Daarnaast geniet FenoFin als Europese dienstverlener aanvullende bescherming onder het Cloud Data Processing Addendum van Google Cloud.

Dataretentie: Google Cloud bewaart prompts uitsluitend wanneer geautomatiseerde veiligheidssystemen verdacht gebruik detecteren, voor maximaal 90 dagen ten behoeve van abuse-detectie, conform het hierboven genoemde Cloud Data Processing Addendum. Buiten deze situaties worden prompts en reacties niet door Google opgeslagen.

9.5 De FenoFin Connector: u gebruikt uw eigen AI

De FenoFin Connector maakt het mogelijk een AI-werkomgeving — zoals Claude Desktop, Claude Code, Codex, Cursor, de OpenAI-app of een eigen IDE — rechtstreeks met een FenoFin-administratie te verbinden. Dit is een andere gegevensstroom dan de platform-AI uit de secties 9.2 tot en met 9.4.

FenoFin draait bij de Connector zelf geen AI-model. De AI draait in uw eigen omgeving, op uw eigen AI-abonnement of API-sleutel. De verwerking door die AI-aanbieder verloopt daarom onder uw eigen overeenkomst met die aanbieder; FenoFin is daarbij geen partij en de betreffende aanbieder is geen sub-verwerker van FenoFin. Het gebruik van de Connector verbruikt ook geen FenoFin-tokens.

Dit geldt ongeacht wie de Connector gebruikt: de houder van een kantooromgeving, een teamlid van die omgeving met een eigen sleutel, of een administratief dienstverlener die u via FenoFin heeft ingeschakeld (zie Artikel 6). In alle gevallen brengt de gebruiker zijn eigen AI-omgeving mee.

De Connector wordt gebruikt vanuit een kantooromgeving. Voert u uw eigen administratie en wilt u de Connector zelf inzetten, dan gebeurt dat vanuit een eigen kantooromgeving zoals omschreven in Artikel 4. Of de Connector deel uitmaakt van uw omgeving, volgt uit 4.11.

Wat FenoFin bij de Connector wél doet:

• gegevens leveren op verzoek van de AI-agent, uitsluitend uit administraties waartoe de gebruiker al toegang heeft;
• de toegang begrenzen tot de rechten van de gebruikte sleutel, met gescheiden lees- en schrijfrechten en een vaste lijst van toegestane tools;
• de sleutel persoonsgebonden houden en, desgewenst, inperken tot afzonderlijke administraties;
• wijzigingen buiten een beperkte set routinehandelingen pas uitvoeren na een expliciete bevestigingsstap;
• iedere handeling vastleggen in een audit-trail (gebruiker, administratie, boekjaar, tool, tijdstip en resultaat);
• de sleutel per direct intrekbaar houden, waarmee lopende sessies onmiddellijk hun toegang verliezen.

Een zakelijk abonnement is vereist. Uw abonnementsvorm en privacy-instellingen bij uw AI-aanbieder bepalen hoe uw gegevens daar worden verwerkt en hoe lang gesprekken bewaard blijven. Wie de Connector gebruikt, doet dat daarom op een zakelijk AI-abonnement of via een API waarvan de voorwaarden uitsluiten dat uw gegevens worden gebruikt om AI-modellen te trainen. Consumentenabonnementen zijn daarvoor niet geschikt: die kunnen afwijkende instellingen hanteren en gesprekken aanzienlijk langer bewaren. Controleer dit in de instellingen van uw eigen AI-omgeving.

De werkwijze van uw administratief dienstverlener. FenoFin voert daarnaast zelf administraties voor klanten en is in die rol administratief dienstverlener. Wij gebruiken daarbij Claude Desktop van Anthropic, op een zakelijk abonnement (Claude Team of Enterprise) dan wel via de Anthropic API. Op die vormen zijn de Commercial Terms of Service van Anthropic van toepassing: uw gegevens worden daarbij niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Werkt een ander kantoor met uw administratie, dan kiest dat kantoor binnen de hierboven genoemde eis zijn eigen AI-omgeving; wat dat kantoor u daarover heeft gecommuniceerd, gaat in dat geval voor.

9.6 Fair Use AI-diensten

Elk abonnement bevat een maandelijks token-budget voor AI-gebruik. De exacte limiet is afhankelijk van uw abonnementsvorm en eventuele uitbreidingen, en is te allen tijde inzichtelijk via uw profielpagina.

De AI-functies zijn bedoeld voor normaal zakelijk gebruik binnen uw administratie. Bij buitensporig of oneigenlijk gebruik van AI-tokens (bijvoorbeeld geautomatiseerde bulk-verzoeken of herhaaldelijk excessief verbruik) behoudt FenoFin zich het recht voor om:

1. U hierover te informeren en een redelijke termijn te bieden om het gebruik aan te passen;
2. De AI-functies voor uw account tijdelijk te beperken;
3. Indien geen oplossing wordt bereikt, het Abonnement te beëindigen conform Artikel 12.

9.7 Data Protection Impact Assessment

FenoFin voert Data Protection Impact Assessments (DPIA's) uit voor verwerkingen met een hoog risico, waaronder de geautomatiseerde classificatie van financiële gegevens en de inzet van AI-technologie hierbij. De uitkomsten van deze assessments worden meegenomen in de technische en organisatorische maatregelen die FenoFin hanteert.

Artikel 10: Intellectueel eigendom

Alle rechten van intellectueel eigendom op de software, de website, de Diensten en alle bijbehorende content (met uitzondering van de door Gebruiker ingevoerde data) zijn en blijven exclusief eigendom van FenoFin. Het is niet toegestaan om onze software of content te kopiëren, reverse-engineeren, decompileren of op andere wijze te reproduceren of openbaar te maken zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van FenoFin.

U verleent FenoFin een niet-exclusieve, wereldwijde licentie om de door u ingevoerde data te gebruiken voor zover noodzakelijk voor het leveren, onderhouden en verbeteren van de Diensten.

Artikel 11: Geheimhouding en privacy

Wij gaan vertrouwelijk om met uw gegevens conform ons privacybeleid. Uw financiële gegevens worden beveiligd opgeslagen en niet gedeeld met derden zonder uw toestemming, behalve waar wettelijk verplicht, of zoals noodzakelijk voor de uitvoering van specifieke, door u geïnitieerde diensten (zoals nader omschreven in Artikel 9: Aanvullende Bepalingen AI-Diensten).

Artikel 12: Beëindiging

FenoFin behoudt zich het recht voor om uw toegang tot de Diensten (tijdelijk) op te schorten of de Overeenkomst per direct te beëindigen in geval van:

• Wanbetaling na het verstrijken van een betalingstermijn.
• Misbruik van het platform, het hacken of proberen te verstoren van de Diensten.
• Een materiële schending van deze gebruikersvoorwaarden.
• Onwettig of frauduleus gebruik van de Diensten.

Bij beëindiging (om welke reden dan ook) blijft u verantwoordelijk voor de betaling van alle openstaande bedragen. U bent zelf verantwoordelijk voor het exporteren van uw data vóór de beëindigingsdatum.

Artikel 13: Wijzigingen voorwaarden

FenoFin behoudt zich het recht voor om deze gebruikersvoorwaarden eenzijdig te wijzigen. Wijzigingen worden ten minste 30 dagen voordat ze van kracht worden aangekondigd via e-mail of via een duidelijke melding op het platform. Door na de aankondiging en ingangsdatum gebruik te blijven maken van onze Diensten, gaat u akkoord met de gewijzigde voorwaarden.

Artikel 14: Toepasselijk recht en geschillen

Op deze gebruikersvoorwaarden en de Overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Eventuele geschillen zullen bij voorkeur in onderling overleg worden opgelost. Indien dit niet mogelijk is, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Noord-Nederland.

Artikel 15: Contact