Privacybeleid

Algemene informatie

FenoFin respecteert uw privacy en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Verwerking van de persoonsgegevens gebeurt op een wijze, die in overeenstemming is met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt.

Onze rol: Verwerker en Verwerkingsverantwoordelijke

Deze privacyverklaring beschrijft hoe FenoFin omgaat met uw persoonsgegevens. Het is belangrijk een onderscheid te maken in onze rollen, zoals vereist door de AVG:

• FenoFin als Verwerkingsverantwoordelijke: Voor gegevens van u als bezoeker van onze website of abonnee van onze diensten (zoals uw accountgegevens, e-mailadres, en marketingvoorkeuren), bepaalt FenoFin het doel en de middelen. Wij zijn hiervoor de Verwerkingsverantwoordelijke. Deze privacyverklaring gaat primair over deze verwerkingen.
• FenoFin als Verwerker: Voor de financiële en administratieve gegevens die u zelf invoert in onze software (zoals uw facturen, uw klantinformatie, en uw banktransacties), bent u de Verwerkingsverantwoordelijke. FenoFin verwerkt deze gegevens enkel in uw opdracht. Onze plichten als Verwerker (zoals beveiliging en geheimhouding) zijn vastgelegd in de Verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement) die onderdeel is van onze Gebruikersvoorwaarden.
• FenoFin als Sub-verwerker: Voert een administratief dienstverlener — een zelfstandige boekhouder of administratiekantoor — met FenoFin de administratie van zijn eigen klant, dan ontstaat een keten van drie partijen. De eindklant is dan Verwerkingsverantwoordelijke, de dienstverlener is Verwerker, en FenoFin treedt op als Sub-verwerker. Onze verplichtingen blijven in die rol onverkort gelden; de dienstverlener maakt zelf afspraken met zijn klant over het inschakelen van sub-verwerkers. Zie Artikel 2.1 van de Verwerkersovereenkomst.

Welke gegevens verzamelen wij (als Verwerkingsverantwoordelijke)?

FenoFin verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens wanneer u gebruik maakt van onze diensten of onze website bezoekt. Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer (indien verstrekt, o.a. voor WhatsApp-communicatie)
• Bedrijfsgegevens (indien van toepassing)
• IP-adres (o.a. voor beveiliging en analyse)
• Betalingsgegevens (bijv. voor het afhandelen van een abonnement)
• Gebruiksgegevens van onze software (voor analyse en verbetering)
• Gegevens via cookies (zie 'Cookies' hieronder)

Waarom (Doelen) en op basis waarvan (Grondslag) verwerken wij gegevens?

FenoFin verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden, gebaseerd op de bijbehorende wettelijke grondslag (zoals bedoeld in de AVG):

• Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst
  • Het leveren van onze boekhoudservices.
  • Het afhandelen van uw betaling.
  • U de mogelijkheid te bieden een account aan te maken.
  • U te kunnen bellen of e-mailen voor de uitvoering van onze dienstverlening.
• Grondslag: Toestemming
  • Het versturen van onze nieuwsbrief en marketingupdates (indien u zich hiervoor heeft ingeschreven).
  • Het plaatsen van tracking en niet-geanonimiseerde analytische cookies (zie 'Cookies').
• Grondslag: Wettelijke verplichting
  • Het voldoen aan onze fiscale administratie- en bewaarplicht (zie 'Bewaartermijnen').
• Grondslag: Gerechtvaardigd belang
  • Het (geanonimiseerd of geaggregeerd) analyseren van gebruiks- en administratieve data om onze dienstverlening te verbeteren, nieuwe functies te ontwikkelen, en geaggregeerde marktinformatie te genereren.
  • Het analyseren van geanonimiseerde gebruiksgegevens om onze software te verbeteren.
  • Het beveiligen van ons platform tegen misbruik.
  • U te informeren over essentiële wijzigingen van onze diensten (serviceberichten).

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

FenoFin bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

• Financiële administratie: 7 jaar (wettelijk verplicht op basis van fiscale wetgeving).
• Accountgegevens: Tot 2 jaar na het beëindigen van uw account. Wij hanteren deze termijn om eventuele openstaande vorderingen, vragen of juridische geschillen na beëindiging van de overeenkomst af te kunnen handelen.
• Nieuwsbrief inschrijvingen: Tot het moment dat u zich uitschrijft (via de link in de e-mail).
• Cookiegegevens: De bewaartermijn varieert per cookie en wordt gespecificeerd in onze cookie-toestemmingsmanager.

Met wie delen wij gegevens (Ontvangers)?

FenoFin deelt uw persoonsgegevens (wanneer wij Verwerkingsverantwoordelijke zijn) met derde partijen (Verwerkers) om onze diensten te kunnen leveren. Wij delen gegevens nooit zonder duidelijke grondslag en sluiten met al onze Verwerkers een verwerkersovereenkomst.

Wij delen gegevens met de volgende categorieën ontvangers:

• Betalingsdienstverleners: Stripe Inc. — voor abonnementsbeheer en facturatie. Stripe kan gegevens verwerken in de VS/EU.
• Hosting- en Cloudproviders: DigitalOcean LLC (Verenigde Staten) — voor de opslag van data en het draaiend houden van ons platform. De applicatie, de database en de bestandsopslag draaien in het datacenter Amsterdam (EU).
• AI-dienstverlener: Google LLC — voor de AI-functies binnen de applicatie gebruikt FenoFin de Gemini-modellen via het Vertex AI-platform van Google Cloud (AI-analyses, classificatie, embeddings en tekstherkenning van aangeleverde documenten). Dit is de enige AI-technologie die FenoFin zelf inzet voor uw administratiegegevens. Bij alle standaard abonnementen wordt AI ingezet voor onder andere het automatisch classificeren van inkoopfacturen en banktransacties; daarnaast is AI beschikbaar in de Strategiemodule. Voor dit doel worden administratieve gegevens via een beveiligde verbinding met Google gedeeld. Google gebruikt deze gegevens niet voor het trainen van modellen. De verwerking vindt plaats op de wereldwijde Vertex AI-infrastructuur, waarbij doorgifte naar de VS kan plaatsvinden onder passende waarborgen. Voor meer informatie, zie Artikel 9 van onze Gebruikersvoorwaarden.
• Beeldgeneratie voor onze eigen content: Google LLC en OpenAI, L.L.C. — voor illustraties op onze website en in de kennisbank. Hierbij worden geen administratiegegevens en geen persoonsgegevens uit uw administratie verwerkt.
• Communicatiedienstverleners: Meta Platforms Inc. (WhatsApp Business API) — voor klantenservice en documentverwerking via WhatsApp, indien u hiervan gebruikmaakt. Hierbij kunnen gegevens worden doorgegeven aan de Verenigde Staten. Meta verwerkt deze gegevens conform hun verwerkersovereenkomst en onder passende waarborgen (EU-VS Data Privacy Framework / Standaard Contractuele Clausules).
• Bankintegratiedienstverleners: Isabel Group NV (Ponto Connect) — voor het ophalen van banktransacties via een OAuth2-geautoriseerde verbinding met uw bankrekening(en). Isabel Group is gevestigd in België (EU).
• Analyse- en Marketingpartners: Partijen die namens ons (tracking) cookies plaatsen, nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven (zie 'Cookies').
• E-maildienstverleners: Mailgun (Sinch) — voor het versturen van transactionele e-mail en serviceberichten (VS/EU).
• Monitoring- en Beveiligingsdienstverleners: Sentry (Functional Software Inc.) voor error monitoring en Cloudflare Inc. voor CDN-diensten en DDoS-bescherming. Beide diensten kunnen gegevens verwerken in de Verenigde Staten.

FenoFin verstrekt uw gegevens verder alleen aan derden indien dit een wettelijke verplichting is (bijv. op vordering van justitie).

De FenoFin Connector (koppeling met uw eigen AI-omgeving)

De FenoFin Connector is een optionele koppeling waarmee een AI-omgeving (zoals Claude Desktop, Codex, Cursor of een vergelijkbare MCP-client) rechtstreeks toegang krijgt tot de administraties waartoe de gebruiker bevoegd is. Dit is een andere gegevensstroom dan de AI-verwerkingen die hierboven zijn beschreven: daar zet FenoFin zelf AI in binnen het platform, hier worden administratiegegevens opgehaald naar een externe werkomgeving.

FenoFin draait bij de Connector zelf geen AI-model. De AI draait in de eigen omgeving van de gebruiker — uzelf of uw administratief dienstverlener — op diens eigen abonnement of API-sleutel. De aanbieder van die AI-omgeving is daarom geen sub-verwerker van FenoFin; hoe hij uw gegevens verwerkt en bewaart, volgt uit de overeenkomst die de gebruiker met die aanbieder heeft.

• Welke gegevens: uitsluitend gegevens uit de administraties waartoe de gebruiker al toegang heeft — bedrijfs- en boekjaargegevens, grootboek en journaalposten, facturen en relaties, documenten en de bijbehorende metadata. Dezelfde toegangsbeperkingen (uitsluitingslijsten, modulerechten, vertrouwelijke documenten) gelden onverkort.
• Wie bepaalt wat er gebeurt: de aanbieder van de gekozen AI-omgeving bepaalt hoe de opgehaalde gegevens daar worden verwerkt en bewaard, volgens de voorwaarden en het privacybeleid die met die aanbieder zijn overeengekomen. FenoFin heeft daar geen zeggenschap over en raadt aan alleen aanbieders te gebruiken die gegevens niet voor modeltraining inzetten. Zakelijke abonnementen en API's doen dat standaard niet; consumentenabonnementen kunnen afwijken.
• Toegang en intrekken: de koppeling werkt alleen na uitdrukkelijke activatie door de hoofdgebruiker van het kantoor en na een aparte inlog met tweefactorauthenticatie en toestemmingsscherm. Intrekken kan op elk moment via 'Mijn kantoor'; lopende sessies verliezen daarmee direct hun toegang.
• Bewaartermijn en vastlegging: FenoFin bewaart van iedere connectorhandeling een auditregel (gebruiker, klant, boekjaar, tool, tijdstip en resultaatstatus) voor controleerbaarheid en beveiliging. De opgevraagde inhoud zelf wordt door FenoFin niet aanvullend opgeslagen; die blijft in de administratie staan. Het gesprek waarin de gegevens zijn opgehaald wordt wél bewaard bij de aanbieder van de AI-omgeving, volgens diens bewaartermijnen.

Werkt een administratief dienstverlener met uw administratie, dan is hij verantwoordelijk voor de keuze en de instellingen van zijn AI-omgeving. FenoFin gebruikt in die rol Claude van Anthropic op een zakelijk abonnement, waarbij uw gegevens niet worden gebruikt om AI-modellen te trainen. Heeft een ander kantoor u hierover iets anders gecommuniceerd, dan geldt wat dat kantoor u heeft laten weten. Zie ook sectie 9.5 van onze Gebruikersvoorwaarden.

Beveiliging

FenoFin neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via [email protected].

Uw rechten (AVG)

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten met betrekking tot de persoonsgegevens waarvoor wij Verwerkingsverantwoordelijke zijn:

• Recht op inzage: U heeft het recht de gegevens die wij van u verwerken in te zien.
• Recht op rectificatie: U heeft het recht gegevens te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.
• Recht op verwijdering (vergetelheid): U kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen (tenzij wij een wettelijke plicht hebben deze te bewaren).
• Recht op beperking: U heeft het recht om een (tijdelijke) stopzetting van de verwerking van uw gegevens te vragen.
• Recht op bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die gebaseerd zijn op ons 'gerechtvaardigd belang'.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit): U kunt verzoeken om uw gegevens in een machine-leesbaar formaat te ontvangen.
• Recht om toestemming in te trekken: Indien u toestemming heeft gegeven (bijv. voor de nieuwsbrief), kunt u deze te allen tijde eenvoudig weer intrekken.
• Recht om een klacht in te dienen: U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, als u van mening bent dat wij niet correct omgaan met uw gegevens.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, kunnen wij u vragen een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Dit doen wij alleen indien wij uw identiteit niet op een andere manier kunnen vaststellen (bijvoorbeeld via uw account). Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

Cookies

FenoFin gebruikt verschillende soorten cookies:

• Functionele cookies: Deze zijn strikt noodzakelijk voor de technische werking van de website (bijv. om u ingelogd te houden). Hiervoor is geen toestemming vereist.
• Analytische cookies: Deze helpen ons te begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken. Afhankelijk van de impact op uw privacy (geanonimiseerd of niet), doen wij dit op basis van gerechtvaardigd belang of uw toestemming.
• Tracking- en Marketingcookies: Deze cookies (vaak van derde partijen) worden gebruikt om uw surfgedrag te volgen en u relevante advertenties te tonen.

Voor het plaatsen van analytische (niet-geanonimiseerde) en trackingcookies vragen wij bij uw eerste bezoek altijd vooraf uw expliciete toestemming (opt-in) via onze cookiebanner. U kunt uw toestemming te allen tijde eenvoudig beheren of intrekken via diezelfde cookie-instellingen (meestal via een link of icoon op de website).

Websitemeting zonder cookies en gebruikslog

Naast cookies registreren wij zelf, zonder tussenkomst van derden en ook als u cookies weigert, welke pagina's op onze website worden bezocht (paginapad, tijdstip, verwijzende pagina en campagnebron). Uw IP-adres wordt daarbij direct gepseudonimiseerd, zodat deze gegevens niet tot u herleidbaar zijn. Dit doen wij op basis van ons gerechtvaardigd belang om de website te verbeteren en misbruik te herkennen; hiervoor is geen toestemming vereist.

Bent u ingelogd in het platform, dan leggen wij bij het gebruik ook vast welke gebruiker wanneer welke pagina en welke administratie heeft geopend. Dit gebruikslog dient de beveiliging, het aantonen van wie toegang had tot welke gegevens en het verbeteren van het platform. Wij bewaren het niet langer dan nodig voor die doelen en delen het niet met derden.

Wijzigingen privacyverklaring

FenoFin kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Bij materiële wijzigingen die impact hebben op uw privacy, zullen wij u hiervan actief op de hoogte stellen (bijvoorbeeld via e-mail of een melding in het platform), in lijn met de termijnen zoals genoemd in onze Gebruikersvoorwaarden.

Contactgegevens