Een bestelauto aanschaffen raakt meerdere onderdelen van uw administratie. In FenoFin begint u bij de investeringsfactuur en werkt u door naar het activum, de afschrijvingen en de fiscale verwerking. De factuur en het bedrijfsmiddel blijven aan elkaar gekoppeld. Via de FenoFin-connector kan uw AI-assistent deze boekhoudkundige stappen uitvoeren, inclusief het boeken van afschrijvingen na uw akkoord.
Hieronder volgen we een Volkswagen Crafter in de demo van een eenmanszaak. De aanschaf en investeringsaftrek horen bij 2025; de afschrijving en het privégebruik bekijken we voor 2026. De bedragen zijn voorbeeldgegevens. Klik op een afbeelding om het echte FenoFin-scherm te vergroten.
1. Van investeringsfactuur naar vast activum
Verwerk de aankoopfactuur als investering en kies het soort bedrijfsmiddel. FenoFin verbindt de investeringsregel met het activum. In dit voorbeeld bedraagt de aanschafwaarde € 28.500. De factuur is terug te vinden vanuit de administratie; vanuit de factuur opent u de gekoppelde investering. Zo kunt u de oorsprong van het bedrag blijven controleren.
2. RDW-gegevens ophalen en het gebruik vastleggen
Bij de auto haalt u op kenteken beschikbare voertuiggegevens op bij de RDW. U ziet onder meer het merk, model, de eerste toelating en de catalogusprijs. Onze bestelbus heeft een cataloguswaarde van € 72.918. Die oorspronkelijke waarde is dus iets anders dan de aanschafprijs van de gebruikte bus. Controleer de opgehaalde gegevens voordat u ze overneemt.
Leg aansluitend vast dat het een bestelauto is, vanaf wanneer u deze gebruikt en of u op jaarbasis meer dan 500 kilometer privé rijdt. Bij een bestelauto kiest u ook de toepasselijke gebruikssituatie. Daarmee staan de uitgangspunten klaar voor de latere berekening van het privégebruik. De btw-keuze beoordeelt u afzonderlijk bij stap 7.
3. De detailpagina: instellingen en afschrijvingsschema
Op de detailpagina van de bus in FenoFin controleert u aanschafdatum, aanschafwaarde, restwaarde, gebruiksduur en de rekeningen voor het activum en de afschrijvingen. De demo gebruikt vijf jaar en een restwaarde van nul. Bepaal voor uw eigen auto een onderbouwde restwaarde en gebruiksduur.
Voor een volledig jaar geeft dit: (€ 28.500 − € 0) ÷ 5 = € 5.700 afschrijving. Het schema toont de berekende en geboekte bedragen per jaar. Fiscaal geldt voor reguliere bedrijfsmiddelen doorgaans maximaal 20% van de aanschafkosten per jaar; bij gebruik gedurende een deel van het jaar schrijft u tijdsevenredig af. Lees de regels voor afschrijving.
4. Laat AI afschrijven en bekijk de activa-staat
Met AI via de FenoFin-connector kunt u activa opvragen, afschrijvingsinstellingen wijzigen, een afschrijving voorstellen en na uw akkoord boeken. Een onjuiste afschrijving kunt u via AI laten terugdraaien. Ook het verloopoverzicht en de aansluiting op het grootboek zijn opvraagbaar.
Voor deze demo is de boekingsfunctie daadwerkelijk uitgevoerd: twaalf maandposten van € 475, samen € 5.700. In de activa-staat ziet u de beginstand, investeringen, afschrijvingen en eindstand per categorie. De bus gaat in 2026 van € 22.800 naar € 17.100 boekwaarde. Zo ziet u het resultaat terug in zowel het activum als de boekhouding.
5. Investeringsaftrek vanuit dezelfde investering
Bij Investeringsaftrek in FenoFin selecteert u welke bedrijfsmiddelen meetellen voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA). FenoFin gebruikt de investeringen uit uw activaregister en berekent het jaartotaal. In aanschafjaar 2025 tellen de bus van € 28.500 en gereedschappen van € 8.500 samen op tot € 37.000. Volgens de KIA-tabel van 2025 is de aftrek dan 28% × € 37.000 = € 10.360.
Een bestelauto kan hiervoor kwalificeren. Gewone personenauto’s die niet voor beroepsvervoer bestemd zijn, zijn uitgesloten. Controleer ook de overige voorwaarden en uitsluitingen. De KIA-selectie maakt u in de webapp.
6. Privégebruik vergelijken met de werkelijke autokosten
Voor privégebruik gebruikt FenoFin de vastgelegde autogegevens voor de bijtelling en toont daarnaast de werkelijke autokosten uit uw boekhouding. Voor deze bus is de berekende jaarbijtelling € 72.918 × 22% = € 16.041,96.
Voor de ondernemer in de inkomstenbelasting is de correctie maximaal de werkelijke autokosten. Controleer daarom of alle relevante kosten, inclusief afschrijving, juist zijn geboekt. Beoordeel de vergelijking en leg het passende correctiebedrag vast. Bij aantoonbaar maximaal 500 privékilometers op jaarbasis geldt doorgaans geen bijtelling.
7. Btw: forfait of onderbouwd werkelijk privégebruik
Op het btw-tabblad kiest u per auto 2,7%, 1,5% of een handmatig bedrag. Voor de btw telt woon-werkverkeer als privégebruik. Kunt u het werkelijke privégebruik onderbouwen, dan berekent u daarmee de correctie en voert u deze in. Zonder voldoende onderbouwing geldt het forfait over de catalogusprijs inclusief btw en bpm.
In deze demo is geen aanschaf-btw afgetrokken: daarom is 1,5% geselecteerd. Dat geeft € 1.093,77 vóór toepassing van het maximum. Bij deze situatie is dat maximum de afgetrokken btw op onderhoud en gebruik. FenoFin toont daarvan een indicatie uit de boekhouding. Controleer de grondslag en stel zo nodig het handmatige bedrag in. Bij aftrek van aanschaf-btw kan ook een vijfde daarvan meetellen in het maximum. Volg de btw-regels voor privégebruik auto.
Uw activaregister levert vervolgens de onderbouwing voor het jaarrekeningrapport.
Van investeringsfactuur tot afschrijving via de FenoFin-connector
Komt er een investeringsfactuur voor een auto binnen, dan kan uw AI-assistent via de FenoFin-connector de verwerking oppakken. AI controleert de factuurgegevens, verwerkt de aankoop als investering en legt de auto vast met RDW-gegevens en het opgegeven gebruik. Vervolgens kan AI de afschrijvingsinstellingen invullen, afschrijvingen boeken en de activa-staat en aansluiting op het grootboek controleren. U hoeft deze gegevens dan niet zelf in de verschillende schermen over te nemen.
“Verwerk de binnengekomen factuur van mijn bestelauto als investering. Haal de RDW-gegevens op, richt de afschrijving in en toon de boekingsvoorstellen. Boek na mijn akkoord de afschrijving voor 2026 en controleer de activa-staat.”
FenoFin kan binnengekomen facturen volgens uw verwerkingsinstellingen automatisch boeken. Voor de genoemde schrijfacties via de connector blijft uw akkoord vereist, ook in agentic-modus. Ontbrekende gegevens over bijvoorbeeld privégebruik en restwaarde levert u aan. De definitieve KIA-selectie en IB- en btw-correcties beoordeelt en bevestigt u in de webapp. Zo kan AI de boekhoudkundige verwerking uitvoeren en blijven de fiscale keuzes onderdeel van uw beoordeling.