Begin bij Mijn kantoor en de gekoppelde administratie
In Mijn kantoor legt u de eigen kantooradministratie, huisstijl, ondertekeninstellingen en samenstelinstellingen vast. Een groter kantoor kan meerdere hoofd-dienstverleners op dezelfde kantooradministratie laten werken. Ieder hoofd beheert een eigen team. Meerdere teams kunnen aan dezelfde klantadministratie worden gekoppeld.
Die koppelingen bepalen wie de klant kan bereiken. Moduletoegang en het persoonlijke aftekenprofiel bepalen wie aan het samensteldossier kan werken en welke stappen iemand kan tekenen. De volledige hiërarchie, bedrijfsprofielen, add-ons en denylist staan in Mijn kantoor, teams en gebruikersrechten in FenoFin.
Hieronder volgen we het fictieve dossier Kompas Handel BV, boekjaar 2025. Amira is het verantwoordelijke kantoorhoofd. Mila is medewerker, Noor manager en Eva accountant. Bram is een tweede gekoppeld hoofd; Ravi werkt in zijn team. De afbeeldingen bevatten uitsluitend demogegevens.
1. Stel de rollen en het reviewprofiel in
Zet in Mijn kantoor → Team de module Samenstellen aan voor de betrokken medewerkers. Kies vervolgens per persoon het aftekenprofiel. Dat profiel geldt voor al diens administraties.
| Persoonlijk aftekenprofiel | Bereik binnen de reviewstappen |
|---|---|
| Geen aftekenbevoegdheid | Geen aftekenstappen; inhoudelijk meewerken blijft mogelijk met module- en klanttoegang. |
| Medewerker | Stappen met minimumrol Medewerker. |
| Manager | Stappen met minimumrol Medewerker of Manager. |
| Accountant | Ook stappen met minimumrol Accountant. |
Een hoofd zonder afwijkende keuze geldt als accountant; een teamlid zonder afwijkende keuze als medewerker. De keuze Geen aftekenbevoegdheid is een expliciete uitsluiting en verschilt van die standaard.
Ga daarna naar Mijn kantoor → Samenstellen. Het reviewprofiel bepaalt welke stappen worden gebruikt, welke minimumrol elke stap vraagt en of die stap verplicht is voor afgifte. Het voorbeeld gebruikt Opgesteld door, Eerste review en Tweede review. De stappen gelden voor elke hoofdstap van het dossier: randvoorwaarden, aanvaarding en continuering, uitvoering en afronding. Een OKB-stap kunt u afzonderlijk opnemen; die hoort alleen bij de afronding. De rol van de eerste stap tekent ook de werkstappen af: de planning en de jaarrekeningsecties. Zonder reviewprofiel tekent de eindverantwoordelijke accountant elke hoofdstap af; dat blokkeert de afgifte niet.
2. Controleer de verantwoordelijke accountant
Open Samenstellen bij de juiste klant en het juiste boekjaar. Het dossier hoort bij die combinatie. De verantwoordelijke accountant bepaalt welk kantoorprofiel de opdracht volgt: verklaring, reviewprofiel en afgifte-instellingen. Een extra dienstverlener koppelen verandert dit niet.
De verantwoordelijke accountant staat bovenaan hoofdstap 1, in de kaart Betrokkenen en interne dossieraftekening. Een bevoegde gebruiker kan de verantwoordelijkheid daar overdragen. Controleer deze keuze vóór de reviews. De teams van de gekoppelde hoofden kunnen met voldoende rechten meewerken en reviewen; afgifte en heropening blijven voorbehouden aan het team van het verantwoordelijke hoofd, met de vereiste minimumrol.
3. Bouw het dossier op en koppel onderbouwing
Begin met de administratieve fase. FenoFin toont het oordeel uit de aansluitingscontroles. Bij aandachtspunten kunt u de fase bewust afronden met een onderbouwing. Loop daarna opdracht en planning, uitvoering en afronding door.
Benoem bij de planning de aandachtspunten en significante aangelegenheden: het onderwerp, de betrokken secties en de benodigde werkzaamheden. Bij de uitvoering handelt u ze af met wat is gedaan, besproken en geconcludeerd. Een aandachtspunt dat nog te behandelen is, blokkeert de afgifte; bij de afronding staan alleen de conclusies.
Beantwoord werkstappen met Ja, Nee of N.v.t. en voeg de gevraagde toelichting toe. Via Document koppelt u een bestaand document of uploadt u onderbouwing rechtstreeks bij de werkstap. Het dossier laat zien wie het antwoord vastlegde en wanneer.
Een Nee is een openstaand punt. Leg vast wat ontbreekt en hoe het is afgewikkeld. Een verplichte onbeantwoorde vraag, een ontbrekende verplichte toelichting of een onafgewikkeld punt blokkeert afgifte. De statuskaarten zijn aanvullende aandachtspunten; niet iedere kaart is een harde blokkade.
Jaarrekeningsecties volgen bij Automatisch de aanwezige saldi en gegevens. Een bewust uitgesloten sectie vraagt geen beantwoording voor afgifte. Daarom hoeft het aantal beantwoorde vragen niet gelijk te zijn aan de totale catalogusomvang. In deze lege rechtenproef waren 26 dossierbrede vragen toepasselijk; dit voorbeeld is geen inhoudelijke beoordeling van een echte jaarrekening.
4. Teken af per hoofdstap, in de ingestelde volgorde
Onderaan elke hoofdstap staat de aftekening van die hoofdstap. Bij de uitvoering tekent Mila de opstellerstap af. Noor kan daarna de eerste review zetten; Eva de tweede. Binnen een hoofdstap kan een latere stap pas wanneer eerdere verplichte stappen gezet zijn. Een te laag profiel maakt de knop niet beschikbaar en geeft een uitleg. De planning en iedere jaarrekeningsectie tekent u daarnaast afzonderlijk af als werkstap.
Ravi uit het tweede gekoppelde team kan met het profiel Manager eveneens de eerste review uitvoeren. Iedere aftekening registreert persoon, tijd en eventuele opmerking. Bij Intrekken vraagt FenoFin een reden; de latere aftekeningen van dezelfde hoofdstap vervallen ook. Het logboek bewaart deze handelingen, met de hoofdstap erbij. Het Aftekenoverzicht zet alle hoofdstappen en werkstappen onder elkaar.
Als één persoon meerdere stappen aftekent, toont FenoFin een waarschuwing. Het systeem dwingt daarbij geen afzonderlijke personen af. Richt uw werkverdeling en interne kwaliteitsbeleid dus bewust in; een functienaam of de naam van een reviewstap alleen garandeert geen vierogencontrole.
5. Geef af en controleer de vergrendeling
Voor afgifte moeten de inhoudelijke blokkades en de verplichte reviews van alle hoofdstappen zijn opgelost. Wijzigt het dossier na de aftekening van hoofdstap 4, dan bevestigt u die wijzigingen bij het afgeven. De afgever moet horen bij het team van het verantwoordelijke hoofd en de minimumrol voor afgifte hebben. In het voorbeeld geeft Eva af; Bram kan dat voor deze opdracht niet, ook al heeft hij zelf het profiel Accountant.
Controleer datum en ondertekenaar en bevestig Afgeven en vergrendelen. FenoFin bewaart de afgiftegegevens, catalogusversie en kantoorinformatie bij het dossier. Antwoorden en documentkoppelingen zijn daarna vergrendeld.
De jaarrekening digitaal laten ondertekenen is een vervolgstap in de ondertekenmodule. Het afgeven van de samenstellingsverklaring sluit niet automatisch het boekjaar in de boekhouding af.
6. Heropen met reden en voer de reviews opnieuw uit
Heropenen vereist dezelfde bevoegdheid als afgifte: het verantwoordelijke team en de ingestelde minimumrol. Een medewerker of een ander gekoppeld hoofd kan de vergrendeling niet opheffen. De reden is verplicht.
Na heropening blijft de vorige afgifte in het logboek staan en vervallen de aftekeningen. U kunt de inhoud aanpassen, opnieuw reviewen en opnieuw afgeven. De inhoud hoeft voor heropening nog niet compleet te zijn; de bedoeling van heropening is juist dat ontbrekende of gewijzigde informatie kan worden verwerkt.
Een nieuw boekjaar en de connector
Voor een nieuw boekjaar ontstaat een eigen dossier. De kantoorinstellingen bepalen welke antwoorden, toelichtingen en documenten als voorstel worden doorgerold. U kunt daarvan op dossierniveau afwijken. Overgenomen antwoorden moeten voor het nieuwe jaar worden beoordeeld; aftekeningen en afgifte rollen niet mee. De afrondingsfase blijft boekjaarspecifiek. Gericht terugdraaien van doorrol bewaart nieuwe eigen inhoud.
De FenoFin Connector kan binnen de persoonlijke rechten helpen met dossieropbouw, antwoorden, documenten en doorrolvoorstellen. Aftekenen, formele afgifte en heropening verlopen via de webapp. Lees Samenstellen met AI voor de samenhang met cijfers en rapporten en de uitleg van gebruikersrechten voor teams, beperkte klantaccounts en de denylist.