Werkt u met meerdere medewerkers of teams? Lees Samenstellen in een team voor de dossiercyclus en aftekenstappen, en Mijn kantoor, teams en gebruikersrechten voor klantkoppelingen, profielen en de denylist.
1. De korte versie
Samenstellen is in veel kantoren een tweede administratie naast de administratie: een checklist in Excel, een dossier in een netwerkmap en een jaarrekening in Word. In FenoFin leeft het samensteldossier (NBA 4410) in de boekhouding zelf: de aansluitcontroles voeden het dossier, documenten hangen als bewijs aan werkstappen en de jaarrekening wordt uit dezelfde cijfers gegenereerd. Uw AI-agent kan via de FenoFin Connector in dat hele proces meewerken.
Kernpunten in één blik:
- Eén samensteldossier per klant en boekjaar, opgebouwd in vier fasen — van administratieve gereedheid tot afronding en afgifte.
- Het dossier is direct gekoppeld aan de cijfers: harde aansluitcontroles bepalen het oordeel over de administratieve fase, statuschecks bewaken elk dossier-onderdeel.
- Uw AI-agent heeft volledige toegang: vragen beantwoorden, openstaande punten afwikkelen, documenten per werkstap koppelen, secties instellen en conclusies schrijven — steeds met voorbeeld en uw bevestiging.
- Grondslagen en alle rapportteksten zijn beheersbaar: standaard in het systeem, per klant en boekjaar aan te passen — in de applicatie én door de AI.
- De afgifte van de samenstellingsverklaring blijft een handeling van de accountant zelf, in de webapplicatie.
2. Alles begint bij de specificaties
De basis onder het samenstellen zijn de jaarrekening-tools: per balanspost een register of specificatie — activa, leningen, deelnemingen, voorzieningen, vorderingen en schulden, voorraden, eigen vermogen — met per post het verloop, de onderbouwende documenten en een aansluitcontrole op het grootboek. Hoe een document daar terechtkomt leest u in Documentenbeheer in FenoFin.
3. Het samensteldossier, direct gekoppeld aan de cijfers
Het dossier volgt vier fasen: de administratieve fase, opdracht & planning, uitvoering en afronding & afgifte. Wat het onderscheidt van een losse checklist: de status komt uit de administratie zelf.
- Het oordeel over de administratieve fase wordt berekend uit harde aansluitcontroles — sluiten de subadministraties, registers en afschrijvingen aan op het grootboek? Een verschil verschijnt met bedrag en een directe link naar de analyse.
- Statuschecks bewaken de dossier-onderdelen: WWFT-cliëntenonderzoek, integriteitsonderzoek, materialiteit, verslaggevingsstelsel, organisatiestructuur, KvK-gegevens.
- Aan elke werkstap koppelt u documenten als bewijs — de opdrachtbevestiging bij de aanvaarding, de leningsovereenkomst bij de langlopende schulden.
Wat de AI-agent hier mag. Via de FenoFin Connector heeft uw agent volledige toegang tot het dossier: hij leest de voortgang, beantwoordt de werkstap-vragen (met toelichting), wikkelt openstaande punten af, koppelt documenten aan werkstappen, stelt risicogerichte secties in, schrijft sectie-conclusies en rondt de administratieve fase af — waarbij het aansluitoordeel als momentopname wordt vastgelegd. Elke schrijfactie toont eerst een voorbeeld en wacht op uw bevestiging. Twee dingen doet de AI bewust niet: aftekenen en de samenstellingsverklaring afgeven. Dat zijn beroepshandelingen van de accountant en die blijven in de webapplicatie.
Een «nee» wordt een vraag aan de klant. Beantwoordt u (of uw agent) een werkstap met nee, dan formuleert u de openstaande vraag zoals de klant hem moet lezen en zet u met één vinkje Uitzetten bij de klant. De vraag verschijnt dan in de vraagpostenhub, samen met de vraagposten uit de factuurverwerking en de open vragen uit de saldibalans, en gaat in één overzicht naar de contactpersonen die u kiest. Hoe die hub werkt leest u in Vraagposten: één hub voor alle vragen aan uw klant.
4. Grondslagen en teksten: standaard, maar volledig van u
FenoFin levert een complete set standaard-grondslagen mee. Die werken cascadegewijs: de systeemstandaard geldt totdat u — kantoorbreed of per klant en boekjaar — een eigen tekst vastlegt. Het verslaggevingsprofiel bepaalt de basis: commercieel (Titel 9 Boek 2 BW / RJ) of fiscale grondslagen, waarbij de fiscale indeling automatisch het regime van de klant volgt (IB of VPB). De hoofdgroepen uit het rekeningschema vormen daarbij de basis van de jaarrekeningindeling: elke balans-hoofdgroep heeft een eigen grondslag en toelichting.
Ook dit is volledig door de AI te beheren: de agent zet het verslaggevingsprofiel (met een waarschuwing vóór een grondslagwissel), werkt grondslagteksten bij en past de vaste teksten per jaarrekeningpagina aan — dezelfde teksten die u ook gewoon in de applicatie bewerkt. Heeft uw kantoor eigen formuleringen of een vaste redactielijn, dan legt u die één keer vast in een skill; de agent past uw grondslagen daarna consequent in die stijl aan.
5. De jaarrekening als sluitstuk
Uit het dossier en de cijfers genereert FenoFin de jaarrekening als PDF en Excel: balans, winst-en-verliesrekening, grondslagen en toelichtingen per hoofdgroep, in de branding van uw kantoor. U bepaalt welke onderdelen meegaan en stuurt de paginering; een eigen inleiding of voorwoord en bijlagen voegt u toe als vrije secties. Bij een kantoor met de samenstelmodule wordt de samenstellingsverklaring (NBA 4410-standaardtekst, met eigen kantoortekst als override) opgenomen, gestuurd door het afgegeven dossier. De AI-agent kan het rapport starten, vrije secties schrijven en de paginering bijstellen; een ingebouwde integriteitscheck toetst het gegenereerde rapport aan de actuele cijfers.
Zelf zien hoe dat eruitziet? Download een voorbeeld uit een demo-administratie (fictieve cijfers, echte opbouw: inleiding, balans, W&V, grondslagen en toelichtingen): enkelvoudige voorbeeldjaarrekening 2025 (PDF).
6. Verder lezen
Samenstellen met AI steunt op de bouwstenen uit de andere artikelen: hoe de agent verbinding maakt leest u in De FenoFin Connector: uw boekhouding gekoppeld aan uw eigen AI, hoe stukken binnenkomen en gekoppeld worden in Documentenbeheer in FenoFin, en hoe u uw eigen werkwijze vastlegt in Skills: rapportages en analyses in uw eigen werkwijze. Wilt u na het samenstellen ook de aangifte voorbereiden, dan laat Aangiften voorbereiden met Fiscaal-online: een werkwijze zien hoe de cijfers als importbestand naar de aangiftesoftware gaan.