Mijn kantoor begint bij uw eigen administratie
In Mijn kantoor komen uw kantoorprofiel, huisstijl, ondertekeninstellingen, team en samenstelinstellingen samen. U koppelt hier de administratie waarin u de boekhouding van uw eigen kantoor voert. Die administratie levert onder meer de kantoorgegevens voor rapporten en documenten.
Een groter kantoor kan meerdere hoofdgebruikers met het profiel administratief dienstverlener hebben. Zij kunnen dezelfde eigen kantooradministratie kiezen. Ieder hoofd bouwt zijn eigen team op. Het gezamenlijke kantoor en de persoonlijke teams blijven herkenbaar; klanttoegang ontstaat door de afzonderlijke koppelingen aan administraties.
De hiërarchie in één schema
Het schema maakt twee relaties zichtbaar: een medewerker hoort bij een team, en een hoofd-dienstverlener is gekoppeld aan een klantadministratie. Twee teams kunnen dus aan dezelfde klant werken, terwijl andere klanten alleen voor één team bereikbaar zijn.
Een administratief dienstverlener koppelen: wie krijgt toegang tot uw administratie?
Open Teambeheer → Administratief dienstverleners → Dienstverlener koppelen. Zoek de bedoelde hoofd-dienstverlener, controleer de naam en selecteer de administraties. U koppelt het hoofd, niet ieder teamlid afzonderlijk. Het team krijgt via dat hoofd toegang tot de gekoppelde klanten, begrensd door persoonlijke modulekeuzes en klantuitsluitingen.
De hoofdbeheerder van een administratie kan een dienstverlener koppelen. Een kantoorhoofd kan bij een klant die hij bedient ook een collega-hoofd koppelen die dezelfde eigen kantooradministratie gebruikt. Dat geeft geen algemene bevoegdheid om willekeurige externe kantoren toegang te geven.
Koppelen regelt toegang, niet de betaling. Betaalt de klant zelf via een eigen abonnement, dan blijft dat zo: het kantoor kijkt mee en koopt of beheert op die administratie niets. Bij een klant van het kantoor betaalt het kantoor, via de verzamelfactuur.
In het voorbeeld zijn Amira en Bram beiden gekoppeld aan Kompas Handel BV. Hun teams kunnen daar samenwerken. Bram en zijn team krijgen daarmee geen toegang tot Kompas Projecten BV, dat alleen aan Amira is gekoppeld.
Bij ontkoppelen vervalt de toegang die uit die koppeling voortkomt. De administratie, documenten en dossierhistorie blijven bestaan. Een andere geldige koppeling blijft zelfstandig gelden. De eigen kantooradministratie kent een aparte beveiliging tegen onbedoeld ontkoppelen.
Koppelen is geen overdracht van de samenstelopdracht. Het samensteldossier houdt een afzonderlijke verantwoordelijke accountant bij. Een nieuw gekoppeld hoofd neemt die verantwoordelijkheid niet automatisch over.
Welke gebruikersprofielen gebruikt u waarvoor?
| Profiel | Doel | Wat begrenst de toegang? |
|---|---|---|
| Hoofd-dienstverlener | Eigen kantoor en team beheren; klanten bedienen; add-ons en administraties activeren op de verzamelfactuur. | Actieve klantkoppelingen, modules en eventuele uitsluitingen. |
| Kantoor-teamlid | Meewerken aan de klanten van het eigen hoofd. | Persoonlijke modules, klantuitsluitingen en aftekenprofiel. |
| Bedrijf met eigen beheer | Eigen administratie en medewerkers organiseren met de Mijn kantoor-aanpak. | Het bedrijfsprofiel bevat geen samenstelmodule; kies per medewerker passende toegang. |
| Hoofdgebruiker van een klant | De eigen administratie en extra gebruikers beheren; het eigen abonnement en add-ons afsluiten; een dienstverlener koppelen. | Administraties waarop deze gebruiker hoofdbeheer heeft en beschikbare modules. |
| Extra gebruiker | Een afgebakende taak, zoals verkoopfacturen of inkoopautorisatie. | Gekozen administratie, modules en deelrechten. |
| Kijkaccount | Een klant laten meekijken. | Alleen lezen, gekozen modules en een instelbare geldigheidsduur. |
Bedrijven kunnen dus dezelfde organisatieaanpak gebruiken: eigen beheer, een team en gekoppelde dienstverleners. Zij hebben zelf geen samenstelmodule. Het samensteldossier wordt behandeld door een daartoe bevoegde dienstverlener en diens team.
Van moduletoegang naar een concrete handeling
Een gebruiker kan pas werken als de administratie bereikbaar is én de benodigde module en deelrechten beschikbaar zijn. Een profiel is een startpunt. Sluit modules uit die iemand niet nodig heeft en begrens bijvoorbeeld factuurautorisatie of toegang tot vertrouwelijke documenten afzonderlijk.
Let bij kantoor-teamleden op de schakelaars administratie-toegang en projecten-toegang: deze regelen hun uitgebreidere toegang tot de eigen kantooradministratie. Een uitgeschakelde schakelaar maakt het teamlid niet automatisch alleen-lezen op alle klanten. Gebruik voor een beperkte klantrol het profiel extra gebruiker met de juiste modules en deelrechten.
Voor inkoopautorisatie activeert u daarnaast de autorisatiestroom bij de administratie en wijst u de gebruiker daar als autorisator aan. Alleen een module aanvinken maakt iemand nog geen aangewezen autorisator.
Voor een klant die niets mag wijzigen gebruikt u een kijkaccount. Kies de administratie, zichtbare modules en geldigheidsduur. Alleen-lezen is een aparte begrenzing: het zichtbaar maken van een module geeft een kijkaccount geen schrijfrechten.
Op de denylist betekent: geen toegang
Staat een gebruiker voor een administratie op de denylist, dan heeft die gebruiker geen toegang tot die administratie. Een teamlidmaatschap of een andere koppeling heft die uitsluiting niet op. Ook de bijbehorende documenten, contactpersonen en connectorgegevens zijn dan niet bereikbaar.
U kunt in het kantoor-team klanten per teamlid uitsluiten. Daarnaast bestaat een centrale gebruikersuitsluiting per administratie, beheerd via het systeembeheer. De toegangscontrole geldt ook wanneer iemand een directe link of API-aanroep probeert.
De FenoFin Connector volgt de gebruiker
Een connector-sleutel hoort bij een persoon. De AI-assistent werkt met diens effectieve rechten. Een sleutel verleent geen extra modules, klanttoegang of aftekenbevoegdheid. Een selectie van administraties op de sleutel beperkt de toegang verder; een sleutel voor alleen lezen beperkt ook de acties.
De eigen kantooradministratie blijft daarnaast beschikbaar voor de toegestane kantoorwerkzaamheden, zoals uren en projecten. De selectie op de sleutel begrenst de klantadministraties; zij verruimt de persoonlijke rechten op het eigen kantoor niet.
Basis-klantgegevens en een kort bedrijfsprofiel zijn beschikbaar voor bereikbare klanten. Uitgebreide bedrijfsinformatie en budgetcontext vereisen de persoonlijke AI-Strategie-toegang; organisatiecontext vereist Inzicht. Vertrouwelijke documenten blijven een aparte rechtenkeuze. Lees ook hoe de FenoFin Connector werkt.
Administraties, gebruikers en add-ons
De kantoorafrekening houdt rekening met de aangesloten administraties en gebruikers. Bij meerdere hoofden op dezelfde kantooradministratie worden de administraties voor de gezamenlijke kantoorafrekening samengenomen; een gedeelde klant telt daarin eenmaal. Extra administraties en beschikbare uitbreidingen beheert u via Add-ons; gebruikers buiten uw team (klantgebruikers en kijkaccounts) via Mijn kantoor → Klantgebruikers, over al uw administraties heen. Na activering kunt u de uitbreiding gebruiken binnen de geldende rechten. Bekijk daar steeds de actuele voorwaarden en kosten voordat u activeert.
Een add-on regelt de beschikbaarheid; de koppeling en het gebruikersprofiel regelen wie toegang krijgt. Een extra gebruiker of kijkaccount voor een klant is daarom een bewuste keuze naast het activeren van capaciteit. Add-ons activeren en administraties of consolidatiegroepen aanmaken doet alleen het kantoorhoofd, als abonnee van het kantoor; dat geldt in de webapp en via de connector. Teamleden werken binnen de administraties die er al zijn. Het kantoor betaalt die uitbreidingen via de verzamelfactuur. Bij een klant met een eigen abonnement sluit de hoofdgebruiker van die klant zelf af.
Deze rechten toepassen bij samenstellen
Voor samenstellen komen daar het reviewprofiel, de minimumrol voor afgifte en de verantwoordelijke accountant van het dossier bij. Volg het praktijkvoorbeeld Samenstellen in een team: van dossieropbouw tot aftekenen en afgifte. De bredere werkwijze met cijfers, dossier en rapport staat in Samenstellen met AI.