1. De korte versie
Een administratie bevat gevoelige informatie: omzet, marges, salarissen, klantnamen. Wie een AI-assistent met die informatie laat werken, moet twee vragen kunnen beantwoorden: hoe lang bewaart de AI-aanbieder mijn gegevens, en wordt er op mijn gegevens getraind? Dat is dataretentie. Het goede nieuws: de antwoorden zijn goed te regelen — als u weet waar u moet kijken.
Kernpunten in één blik:
- De AI die in het FenoFin-platform werkt, is uitsluitend Google Gemini via Vertex AI en draait onder zakelijke voorwaarden: Google gebruikt uw data niet voor modeltraining.
- Gaat het werk via de FenoFin Connector — of dat nu uzelf bent of uw boekhouder — dan draait de AI in de eigen omgeving van die gebruiker. FenoFin draait daar geen model en is geen partij; het eigen abonnement bij die aanbieder bepaalt hoe de gesprekken worden bewaard.
- Het verschil zit vooral tussen consumenten- en zakelijke abonnementen: zakelijk staat training standaard uit en gelden korte bewaartermijnen; bij consumentenplannen moet u de trainings-instelling zelf controleren.
- De koppeling zelf is altijd intrekbaar en ieder gebruik wordt door FenoFin vastgelegd in een auditregel.
2. Waarom dataretentie ertoe doet voor uw administratie
Als u een AI-agent cijfers laat analyseren of een rapport laat schrijven, reizen die cijfers mee in het gesprek met de AI-aanbieder. Drie dingen bepalen dan het risico: waar de gegevens staan (en hoe lang), wie erbij kan, en of ze worden hergebruikt voor het trainen van toekomstige modellen. Voor privégebruik maakt dat weinig uit; voor een administratie met gegevens van klanten en personeel des te meer — al is het maar omdat u er als ondernemer of dienstverlener onder de AVG verantwoordelijk voor bent.
Trainen op uw gegevens is daarbij het echte aandachtspunt. Gegevens die in een trainingsronde zijn opgenomen, zijn er praktisch niet meer uit te halen. Bewaartermijnen zijn omkeerbaar; training niet.
3. Twee gescheiden stromen: platform-AI en de Connector
Stroom 1 — de AI in het FenoFin-platform. Voor factuurverwerking, classificatie, documentherkenning en analyses gebruikt FenoFin uitsluitend Google Gemini via Vertex AI, onder zakelijke voorwaarden en met een verwerkersovereenkomst. Google gebruikt uw gegevens niet voor het trainen van modellen en bewaart prompts alleen bij een vermoeden van misbruik, maximaal 90 dagen. Dit is geregeld en gecontroleerd door FenoFin; u hoeft er niets voor te doen.
Stroom 2 — een AI-omgeving via de Connector. Met de FenoFin Connector wordt een administratie gekoppeld aan een AI-werkomgeving zoals Claude Desktop, Codex of Cursor. Belangrijk daarbij: FenoFin draait hier zelf geen AI-model. De AI draait in de omgeving van degene die de Connector gebruikt — uzelf of uw boekhouder — op diens eigen abonnement of API-sleutel. De gesprekken die daar worden gevoerd, inclusief de cijfers die de agent ophaalt, vallen onder de voorwaarden van dat abonnement. Die AI-aanbieder is geen sub-verwerker van FenoFin en FenoFin is geen partij bij die overeenkomst.
Wat FenoFin bij de Connector wél doet: de toegang begrenzen tot de administraties en rechten van de gebruikte sleutel, wijzigingen buiten een beperkte set routinehandelingen pas uitvoeren na een bevestigingsstap, en per handeling een auditregel vastleggen. De opgevraagde inhoud wordt door FenoFin niet aanvullend opgeslagen; hoe het gesprek zelf wordt bewaard, bepaalt de AI-aanbieder van de gebruiker. Zie ook ons privacybeleid.
4. Consumentenplan of zakelijk plan: het echte verschil
Bij de grote AI-aanbieders zit het onderscheid niet in de techniek, maar in het abonnement. Neem Anthropic (Claude), de omgeving die met de Connector het meest wordt gebruikt:
- Zakelijke abonnementen en API-gebruik (Claude for Work, Team, Enterprise): trainen op uw gegevens staat standaard uit, en voor API-verkeer geldt een korte standaard-bewaartermijn van circa 30 dagen.
- Consumentenplannen (Free, Pro, Max): sinds eind 2025 geldt een keuzemodel. Doet u mee aan modeltraining, dan kunnen gesprekken in gedeïdentificeerde vorm jarenlang (tot vijf jaar) worden bewaard en voor training worden gebruikt. Zet u de trainings-instelling uit, dan wordt er niet op uw gesprekken getraind en geldt een korte bewaartermijn. De keuze staat in de privacy-instellingen van uw account.
De les is simpel: wie met administratiegegevens werkt, controleert de trainings-instelling of kiest een zakelijk plan. Beleid en termijnen kunnen wijzigen; raadpleeg voor de actuele stand altijd de privacyvoorwaarden van uw eigen AI-aanbieder.
5. Praktische checklist
Voordat u met een AI-omgeving aan uw administratie werkt:
- Controleer de trainings-instelling van uw AI-account, of kies direct een zakelijk abonnement waarbij training standaard uitstaat.
- Lees hoe lang gesprekken worden bewaard en ruim gesprekken met gevoelige gegevens periodiek op.
- Deel niet meer dan nodig: de Connector werkt binnen uw gebruikersrechten — geef de agent alleen toegang tot de administraties waarvoor dat nodig is.
- Weet dat u de koppeling altijd kunt intrekken: via 'Mijn kantoor' trekt de hoofdgebruiker de toegang op elk moment in; lopende sessies verliezen direct hun toegang.
- Werkt u voor klanten? Leg dan vast welke AI-omgeving u gebruikt en onder welke voorwaarden — dat hoort bij uw eigen AVG-verantwoording richting klanten.
6. Verder lezen
De volledige juridische uitwerking — welke partijen gegevens verwerken, onder welke waarborgen en met welke bewaartermijnen — staat in ons privacybeleid, inclusief een aparte sectie over de FenoFin Connector.
Praktisch verder met de Connector: De FenoFin Connector: uw boekhouding gekoppeld aan uw eigen AI, Starten met de FenoFin Connector voor het verbinden en inrichten, Skills: rapportages en analyses in uw eigen werkwijze en Handige use cases met de FenoFin Connector.