1. Wat u vanuit FenoFin deponeert
Met de module Aangiften deponeert uw kantoor de vastgestelde jaarrekening van een klant bij het Handelsregister van de KVK, via Digipoort. Dat kan voor een micro- of kleine BV of NV met een boekjaar dat begint in 2025. U deponeert vanuit de definitieve jaarrekening in FenoFin: de balans komt uit dezelfde bron als de jaarrekening, dus u typt niets over. Het bericht gaat met het certificaat van uw kantoor, hetzelfde als bij de btw-aangifte.
Kernpunten in één blik
- FenoFin deponeert de vastgestelde jaarrekening van een micro- of kleine BV of NV over een boekjaar dat begint in 2025.
- U deponeert vanuit de definitieve jaarrekening; FenoFin verstuurt de publicatiestukken die u hebt vastgezet.
- Bij een kleine rechtspersoon vult FenoFin de toelichting voor de KVK voor; u controleert en bevestigt haar.
- Na goedkeuring door de KVK komt het ontvangstbewijs in Documenten en krijgt de indiener een e-mail.
- Uw AI-agent bereidt voor en zet klaar, maar deponeert nooit.
2. Wat uw kantoor nodig heeft
Deponeren hoort bij de module Aangiften; er is geen aparte schakelaar. Het PKIoverheid-certificaat staat bij Mijn kantoor → Aangiften. Gebruikt uw kantoor het al voor de btw-aangifte, dan stelt u voor deponeren niets extra in. Een Beconnummer is voor deponeren niet nodig. Op Mijn kantoor → Team geeft de schakelaar aangiften een teamlid toegang tot indienen en deponeren.
| Voorwaarde | Toelichting |
|---|---|
| Module Aangiften en certificaat | Het certificaat van uw kantoor; een Beconnummer is niet nodig |
| Een micro- of kleine BV of NV | Met een boekjaar dat begint in 2025 en het KVK-nummer in de klantgegevens |
| Een vastgestelde jaarrekening | FenoFin deponeert (nog) alleen een vastgestelde jaarrekening |
| De definitieve jaarrekening in FenoFin | Een definitief jaarrekeningrapport, of bij een samenstelopdracht de afgegeven samenstellingsverklaring |
U deponeert voor de klanten die uw kantoor bedient en voor uw eigen kantooradministratie. Klanten, kijkaccounts en andere kantoren deponeren niet, en een sandbox- of demo-administratie verstuurt nooit iets. Hoe u de module inricht en de btw-aangifte indient, leest u in Btw-aangifte en suppletie indienen via Digipoort; hoe teams en klantkoppelingen samenwerken in Mijn kantoor, teams en gebruikersrechten.
3. Micro of klein: wat er naar de KVK gaat
Welke publicatiestukken u deponeert, hangt af van de grootteklasse. FenoFin stelt de grootteklasse voor; u bevestigt haar bij Gegevens voor de KVK. Beide gaan op commerciële of fiscale grondslagen, met de balans in hele euro's en de cijfers van het vorige boekjaar ernaast. Een winst-en-verliesrekening hoort bij de publicatiestukken van een micro- of kleine rechtspersoon niet.
| Micro | Klein | |
|---|---|---|
| Balans | De beknopte balans | Een balans met meer posten, zoals de reserves binnen het eigen vermogen apart |
| Toelichting | Een korte toelichting, die u invult bij Gegevens voor de KVK | Een uitgebreidere toelichting in het venster Toelichting voor de KVK: onder meer de grondslagen, het ingehouden deel van het resultaat, de looptijd van vorderingen en schulden, gestelde zekerheden, het gemiddeld aantal werknemers, niet in de balans opgenomen verplichtingen en leningen aan bestuurders |
| Voorinvulling | Uit de klantgegevens en het vorige boekjaar | Uit de jaarrekening, de administratie en het vorige boekjaar |
Bij een kleine rechtspersoon ziet u in het venster Toelichting voor de KVK per onderdeel waar de waarde vandaan komt en of het onderdeel nodig is om te deponeren. Met bewaren bevestigt u de toelichting, en vastzetten gebruikt precies die teksten en getallen. Is een grondslag gewijzigd na de definitieve jaarrekening, dan meldt het venster dat.
4. Van definitieve jaarrekening naar Gedeponeerd
- Definitieve jaarrekening. Zonder samenstelopdracht maakt u op de pagina Jaarrekening rapport een rapport met de statusaanduiding Definitief; dat kan alleen als de integriteitscontrole slaagt. Met een samenstelopdracht telt de afgegeven samenstellingsverklaring. Boekt u daarna nog iets, dan maakt u opnieuw een definitief rapport.
- Gegevens voor de KVK. U vult aan wat FenoFin niet zelf weet: wanneer en hoe de jaarrekening is vastgesteld, de datum van opmaak, de statutaire naam en zetel, het adres, het e-mailadres waarnaar de KVK mailt, de grootteklasse en de ondertekenaars.
- Toelichting voor de KVK (klein). U controleert de voorgevulde toelichting en bevestigt haar met bewaren.
- Vastzetten. Met Publicatiestukken vastzetten legt FenoFin een versie vast, met een pdf in Documenten. Wat de KVK verplicht stelt, controleert FenoFin vooraf; ontbreekt er iets, dan noemt de pagina wat.
- Akkoord van de klant (optioneel). Met Akkoordverzoek klaarzetten zet u de publicatiestukken klaar in Ondertekenen; u controleert en verstuurt het verzoek daar. Deponeren kan ook zonder akkoord.
- Deponeren. U verklaart dat de jaarrekening is vastgesteld en niet al elders is gedeponeerd, en kiest Jaarrekening deponeren. FenoFin verstuurt de laatste vastgezette versie via Digipoort; de tijdlijn op de pagina toont elke stap.
- Gedeponeerd. Keurt de KVK het bericht goed, dan komt het ontvangstbewijs in Documenten, krijgt de indiener een e-mail en mailt de KVK de gedeponeerde jaarrekening naar het opgegeven e-mailadres.
5. De termijn
Deponeren moet binnen acht dagen na de vaststelling en uiterlijk twaalf maanden na het einde van het boekjaar. Valt die dag in het weekend of op een feestdag, dan schuift de termijn door naar de eerstvolgende werkdag. De pagina Deponeren toont per boekjaar de uiterste datum.
6. Iets verkeerd gedaan?
Of er iets te herstellen valt, hangt af van het moment:
| Moment | Wat er gebeurt | Wat u doet |
|---|---|---|
| Vóór het deponeren | Er is nog niets naar de KVK gegaan. Een vastgezette versie verandert niet meer | Pas de gegevens of de administratie aan en zet een nieuwe versie vast; alleen de laatste versie kunt u deponeren |
| Afgewezen of Technische fout | Er is niets gedeponeerd; de melding van Digipoort of de KVK staat bij de deponering | Herstel de oorzaak, zet zo nodig een nieuwe versie vast en deponeer opnieuw |
| Onzeker | Het staat niet vast of het bericht is aangekomen. FenoFin deponeert dan nooit uit zichzelf opnieuw | Kijk of de KVK naar het opgegeven e-mailadres heeft gemaild en neem contact op met FenoFin |
| Gedeponeerd | De KVK overschrijft een gedeponeerde jaarrekening niet: per boekjaar staat er één vastgestelde jaarrekening in het Handelsregister | Bij een onoverkomelijke onjuistheid kan alleen een gecorrigeerd exemplaar, via de KVK. Daarmee verandert ook de datum van deponering |
Controleer daarom vóór het deponeren de vastgezette pdf en het KVK-nummer van de administratie: een verkeerd nummer kan de deponering van de juiste én van een andere rechtspersoon blokkeren.
7. Al elders gedeponeerd
Is de jaarrekening via de KVK of een ander pakket gedeponeerd, vul dan bij Gegevens voor de KVK Elders gedeponeerd op in. Het boekjaar krijgt de status Elders gedeponeerd en FenoFin deponeert het niet meer. Klopt dat niet, maak de datum dan weer leeg.
8. Uw AI-agent bereidt voor, u deponeert
Met de FenoFin Connector leest uw AI-agent het deponeerdossier: de status en de uiterste datum, de bron, de gegevens en de toelichting voor de KVK en wat er nog ontbreekt. Hij vult de gegevens en de toelichting in, zet de publicatiestukken vast en zet desgewenst het akkoordverzoek als concept klaar in Ondertekenen, elke stap eerst als voorbeeld dat u bevestigt. Daarbij volgt hij het werkprogramma Deponeren afronden voor micro of klein, dat per voorwaarde noemt wat vooraf moet kloppen, zoals de integriteitscontrole en de vaststelling. De datum en de wijze van vaststelling haalt hij uit aangeleverde stukken of vraagt hij na. Deponeren doet de agent nooit: dat blijft een handeling van u of uw teamlid in FenoFin. Een taak met het werkprogramma sluit pas als de jaarrekening is gedeponeerd of elders is gedeponeerd. Meer over de agent leest u in De FenoFin Connector, en over de jaarrekening en het samensteldossier in Samenstellen met AI.
9. Wat (nog) niet kan
- Een middelgrote of grote rechtspersoon.
- Een niet-vastgestelde jaarrekening of een gecorrigeerde jaarrekening.
- Een jaarrekening met bijzondere posten, zoals een herwaarderingsreserve; de pagina noemt dat dan.
- Een boekjaar dat niet in 2025 begint.
- Een geconsolideerde jaarrekening, en andere rechtsvormen dan de BV en de NV.
- Deponeren door de klant zelf: het bericht gaat met het certificaat van het kantoor.
Zo'n jaarrekening deponeert u (nog) via de KVK.
10. Veelgestelde vragen
Heb ik voor deponeren een Beconnummer nodig?
Nee. Het bericht gaat met het PKIoverheid-certificaat van uw kantoor; het Beconnummer is alleen nodig voor de btw-aangifte.
Kan mijn klant zelf deponeren vanuit FenoFin?
Nee. Deponeren via Digipoort is een module voor kantoren. Een ondernemer zonder kantoor deponeert zelf via de KVK.
Ik heb na het vastzetten nog iets gewijzigd. Wat nu?
Een vastgezette versie verandert niet. Maak zo nodig opnieuw een definitief rapport en zet een nieuwe versie vast; alleen de laatste versie kunt u deponeren.
Kan ik een gedeponeerde jaarrekening vervangen?
Nee. De KVK overschrijft een gedeponeerde jaarrekening niet. Bij een onoverkomelijke onjuistheid kan alleen een gecorrigeerd exemplaar, via de KVK.
Deponeert de AI-agent de jaarrekening?
Nee. De agent vult de gegevens en de toelichting in en zet de publicatiestukken na uw akkoord vast; deponeren doet u zelf.